MANUAL
DE ETICA Y CONDUCTA
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Cargo
que Elabora
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Cargo
que Revisa
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Cargo
que Aprueba
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Director de Calidad
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Director de Gestión Humana
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Gerente
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Fecha
de Aprobación
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Enero 02 de 2014
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1
OBJETIVO
2
ALCANCE
Este procedimiento aplica a todos los colaboradores de EMPRESA
X S.A.S.
3
DEFINICIONES
Colusión. Es un pacto que
acuerdan dos personas u organizaciones con el fin de perjudicar a un tercero
Cabildeo. Toda acción
deliberada y sistemática destinada a influir en las decisiones políticas del
Gobierno y/o el Congreso, llevada a cabo por un grupo particular a favor de sus
intereses y puntos de vista, a través de la búsqueda del contacto o
comunicación directa con autoridades y funcionarios públicos. Tal acción puede
ser llevada a cabo por los propios interesados o a través de terceros, los que
reciben un pago, compensación o beneficio por tal labor.
Conducta. Es el conjunto de actos, comportamientos, exteriores de un ser humano y
que por esta característica exterior resultan
visibles y plausibles de ser observados por otros. Caminar, hablar, manejar, correr, gesticular, limpiar,
relacionarse con los demás, es lo que se denomina conducta evidente por ser
externamente observables. Las actitudes corporales, los
gestos, la acción y el lenguaje son las cuatro formas de conducta que ostentan
los seres humanos.
Confidencialidad. Es la propiedad de la información, por la que se garantiza que está
accesible únicamente a personal autorizado a acceder a dicha información.
Conflicto
de Interés. Es aquella situación en la que
el juicio del individuo -concerniente a su interés primario- y la integridad de
una acción, tiende a estar indebidamente influenciado por un interés
secundario, de tipo generalmente económico o personal. Existe conflicto de interés
cuando en el ejercicio de las labores dentro de una institución, sobreviene una
contraposición entre el interés propio e institucional.
Corrupción. El abuso del poder otorgado para
obtener un beneficio personal.
Discriminación. Es todo acto de separar a una persona
de una sociedad o bien denigrarla de una forma a partir de criterios
determinados. En su sentido más amplio, la discriminación es una manera de
ordenar y clasificar otras entidades.
Ética.
Es una rama filosofía, cuyo objeto de estudio se centra en la moral como
una virtud del ser humano, que se relaciona con deberes que tiene como
ciudadano de una sociedad determinada, y por la cual puede alcanzar un estado
de armonía y felicidad en relación a su espacio y al conjunto de individuos con
los cuales lo comparte.
Integridad. Es la pureza original y sin contacto o
contaminación con un mal o un daño, ya sea físico o moral.
Soborno. El soborno (deriva del verbo sobornar y este
viene del latín sobornaré-proveer o equipar por debajo o a escondidas) es un
mal gene rizado que no conoce fronteras para afectar principios contra de la
sociedad. Se refiere a corromper a
alguien con dinero, regalos o algún favor para obtener algo de esta persona
Reputación. Es la
consideración, opinión o estima que se tiene a alguien o algo. El concepto está
asociado al prestigio.
4
RESPONSABLES
Es responsabilidad del proceso de Recursos Humanos la
divulgación y la correcta implementación del presente manual.
Es responsabilidad de todos los funcionarios de EMPRESA
X S.A.S acatar las instrucciones aquí
descritas.
5
GENERALIDADES
El presente Manual asume las siguientes asunciones básicas:
Se aplica a todos los empleados, ejecutivos y en
general a todos los miembros de EMPRESA X S.A.S. Para ser contratado como empleado o ser
miembro de la empresa, ha de comprender y cumplir con el Manual de ética y
conducta, sus lineamientos, reglamento interno de trabajo, sus políticas y
procedimientos subyacentes, así como aplicarlo a sus actividades cotidianas.
Antes de todo nombramiento y contratación, y en las
evaluaciones de desempeño, todos deberán completar asegurar que comprenden el
presente manual y lo aplican adecuadamente en sus actividades diarias.
Debemos cumplir siempre con el presente manual de
ética y conducta, así como con todas las leyes y reglamentos aplicables en
vigor en el país y a aquellos países en los que llevamos a cabo nuestras
actividades comerciales. Debemos evitar
situaciones en las que estaríamos violando dichas leyes. Si las leyes y la
reglamentación locales permiten conductas no conformes con nuestro manual,
prevalece nuestro manual.
Independientemente de las sanciones que pudieran ser
impuestas por las leyes aplicables, las personas que sean encontradas culpables
de tales violaciones podrían también estar sujetas a otras sanciones, que
incluyen la terminación del empleo. Además, EMPRESA X S.A.S se reserva el derecho de adoptar otras
medidas —procedimiento judicial inclusive— contra las personas que hayan
participado o se hayan beneficiado de actividades que son ilegales o contrarias
a nuestro manual, con el fin de recuperar los daños sufridos y cualquier
cantidad o prestación que se haya pagado o recibido de manera ilícita.
Todas las relaciones con proveedores y clientes deben
evitar los conflictos de intereses entre EMPRESA X S.A.S y la persona o empresa que se va a
entablar la relación. Todas las partes deben actuar de manera coherente con
nuestro manual y con las leyes o reglamentos aplicables para que se respeten
las normas más estrictas.
Nos reservamos el derecho de realizar una auditoría
para garantizar que cumplen con nuestro Manual. En caso de que hubiera una
violación de nuestro manual o de los valores que éste promueve, EMPRESA X S.A.S tomará las medidas necesarias,
incluyendo la terminación o no renovación del contrato.
Nuestro Manual será actualizado o modificado
constantemente en función de las modificaciones que se hagan en las leyes,
políticas y en las mejores prácticas.
6 NUESTRA ORIENTACIÓN ÉTICA
6.1 Construir y Mantener Nuestra Reputación
EMPRESA X S.A.S cuenta con un sistema integral de
gestión que garantiza la calidad e inocuidad de los productos, buscando
mantener una buena reputación como compañía.
Nuestras acciones individuales y colectivas pueden tener
un impacto directo en nuestra reputación. Por ello, debemos siempre cumplir con
las leyes aplicables y evitar comportamientos que pudieran causar un daño a
nuestra reputación y a la manera en que nos perciben nuestros clientes, el
público y todo tercero. Todos debemos velar por mantener y promover nuestra
excelente reputación en todas nuestras actividades, sin importar en dónde
llevamos a cabo nuestras actividades.
6.2 Respeto Mutuo e Integridad en el Lugar de
Trabajo
6.2.1 Discriminación,
Acoso y Violencia en el Lugar de Trabajo
Todos tenemos derecho al respeto de nuestra dignidad
personal, privacidad y derechos. Nuestro trabajo diario requiere que
interactuemos con personas de diversos orígenes étnicos, culturas, religiones,
convicciones políticas, edades, discapacidades, razas, orientación sexual y
género. EMPRESA X S.A.S ha establecido
una fuerza de trabajo multicultural. De acuerdo con estos valores, prohibimos acciones
y comportamientos que reflejen discriminación, acoso o violencia.
La discriminación se da cuando una persona o grupo
de personas son tratadas de manera diferente debido a sus rasgos personales,
creencias, convicciones o cualquiera de los otros motivos prohibidos por la
ley, incluyendo: la raza, el color, la nacionalidad o el origen étnico, lugar
de origen, religión, edad, sexo, orientación sexual y discapacidad física o
mental.
El acoso ya sea racial, sexual, psicológico o de
otro tipo ocurre cuando:
1)
La persona es objeto de un comportamiento ofensivo;
2)
Acontecen estas situaciones:
a. Una conducta
repetida y hostil o indeseada, comentarios verbales, acciones o gestos; o
b. Un solo
incidente serio que tiene efectos duraderos en la persona;
3)
La dignidad o bienestar físico o psicológico de la
persona se ven afectados; o
4)
El ambiente de trabajo se convierte en nocivo. La
violencia en el lugar de trabajo puede incluir:
a. El uso de
fuerza física que causa o podría causar daños físicos; y/o
b. Acciones,
comportamientos o afirmaciones que podrían ser percibidas razonablemente como
una amenaza a la seguridad o integridad personal en un lugar de trabajo de EMPRESA
X S.A.S. Las agresiones físicas,
amenazas de violencia y otros incidentes relacionados con violencia que ocurren
en los lugares de trabajo de EMPRESA X S.A.S deben ser informados a las autoridades
pertinentes.
6.3 Lo que Esperamos de Nuestros Directivos,
Gerentes, Directores y Jefes
Nuestros Directivos, Gerentes, Directores y Jefes
cuentan con responsabilidades adicionales bajo nuestro Manual. Éstos tienen la
responsabilidad de promover una cultura de cumplimiento e integridad,
incluyendo un entorno de trabajo positivo en el que las personas sean tratadas con
dignidad y respeto.
6.3.1 Logramos
esta meta al:
1)
Predicar con el ejemplo: respetando siempre las
normas de nuestro Manual de Ética y Conducta;
2)
Ayudar a aquellas personas que se encuentran bajo
nuestra supervisión a comprender y respetar las normas, políticas y prácticas
establecidas en nuestro trabajo y al poner de relieve la importancia de
participar en formaciones y certificaciones relacionadas;
3)
Apoyar a las personas que, de buena voluntad,
plantean una preocupación o informan sobre algún problema sospechoso, aunque el
hacerlo signifique que debamos salir de la cadena de mando;
4)
Evitar tomar o permitir represalias contra cualquier
persona que informe de alguna preocupación de buena voluntad;
5)
Hacer un seguimiento cuando nos enteramos o
sospechamos de una posible conducta negativa, y nunca ignorar tal tipo de
conducta.
6.4 Salud, Seguridad y Medio Ambiente
6.4.1 Salud y Seguridad en el Lugar de Trabajo
El activo más valioso de EMPRESA X S.A.S es su gente. La seguridad de todos es de
suma importancia en todos y cada uno de nuestros proyectos. Estamos comprometidos
a proporcionar entornos de trabajo seguros y saludables en nuestra planta de
producción y en todas nuestras oficinas.
EMPRESA X se
asegurará de que las leyes vigentes relativas a la salud y seguridad del lugar
de trabajo actúen como un estándar mínimo en todas las áreas en las que
realizamos nuestras actividades. Cuando sea necesario, incluiremos
procedimientos especiales de seguridad como parte de nuestro programa de salud
ocupacional.
Nuestro objetivo es garantizar la evaluación de riesgos
y promover la conciencia y eliminación de peligros potenciales para la salud,
seguridad y bienestar físico de nuestros empleados en el lugar de trabajo. El
compromiso de todos garantizará que esta meta se cumpla, que a su vez nos
llevará a un entorno de trabajo libre de lesiones. Todos debemos trabajar
juntos para reducir la frecuencia y gravedad de incidentes y lesiones,
identificando y eliminando las condiciones inseguras o peligrosas en el lugar
de trabajo. Cuando se trata de la salud y la seguridad laborales, todos somos responsables.
Para velar por la seguridad industrial y el
bienestar de los colaboradores EMPRESA X S.A.S cuenta con el comité paritario de salud
ocupacional COPASO y con el Manual de Convivencia.
6.4.2 Consumo
de drogas y alcohol
Las personas cuya capacidad laboral se vea afectada
por el consumo de drogas o alcohol son una amenaza para la salud y seguridad en
el lugar de trabajo.
Ningún empleado podrá poseer, vender, comprar o
consumir drogas ilegales en ningún momento, o encontrarse bajo la influencia
del alcohol o de drogas mientras esté trabajando en algún predio de EMPRESA X S.A.S, en instalaciones controladas por EMPRESA
X S.A.S, o en las instalaciones de un cliente
(actual o potencial) o proveedor. Es esencial tomar las decisiones correctas.
Asimismo, debemos mantenernos alerta para continuar siendo competitivos en el
entorno comercial de hoy en día.
Del mismo modo, a menos que lo haya autorizado el
Gerente, tenemos prohibido consumir, vender, comprar o poseer bebidas
alcohólicas en las instalaciones de EMPRESA X S.A.S.
Para esto EMPRESA X S.A.S cuenta con una política de prevención: alcohol,
drogas y antitabaquismo.
6.4.3 Protección del medio ambiente
Todos estamos comprometidos con la protección del
medio ambiente y con la realización de nuestras actividades de manera responsable
hacia el mismo. El logro de estas metas exige la participación de todos,
incluyendo el liderazgo efectivo de nuestros directivos y la implicación de
todos nuestros empleados.
Todos debemos respetar y cumplir tanto las leyes
como las normas y prácticas adoptadas por EMPRESA X S.A.S relacionadas con la protección del medio
ambiente.
Todos desempeñamos un papel importante en el logro
de estas metas por medio de nuestras acciones y comportamiento.
7 TRANSPARENCIA EN TODAS NUESTRAS ACTIVIDADES
A
pesar de la intensa competencia de los mercados en los que participamos, todas
nuestras actividades comerciales deben llevarse a cabo estrictamente conforme a
las leyes y reglamentos en vigor. Toda conducta ilegal está rigurosamente
prohibida. En caso de duda sobre la interpretación de una ley o reglamento,
debe consultarse con personal técnico.
7.1 Leyes Antimonopolio y de
Competencia
En
EMPRESA X S.A.S todos debemos
comprometernos con prácticas comerciales competitivas y justas de conformidad
con las leyes aplicables relacionadas con los temas de antimonopolio y
competencia.
Si
bien la definición puede variar de una jurisdicción a otra, la colusión se define
como el acuerdo secreto entre dos o más partes con un propósito fraudulento,
ilegal o deshonesto. Las leyes que tratan tales temas difieren de un país a
otro. Por ejemplo, no podemos participar en discusiones o concluir en acuerdos
con nuestros competidores para:
ü fijar o controlar precios, términos o condiciones;
ü restringir la competencia o relaciones con los proveedores;
ü influir en los precios de reventa establecidos por nuestros
compradores; o
ü presentar ofertas falsas para licitaciones.
No
debemos buscar obtener inteligencia competitiva ilegalmente por medio de
espionaje industrial, soborno, robo o intercepción electrónica. Asimismo, no debemos
comunicar información sobre un competidor que sabemos que es falsa.
7.2 Antisoborno y Anticorrupción
7.2.1
Ofrecimientos, Promesas y Sobornos
Lo
que nos distingue de nuestros competidores es la calidad de nuestro trabajo
bajo un sistema integral de gestión, los productos que ofrecemos y nuestra
reputación. No debemos, directa o indirectamente, ofrecer, prometer, otorgar ni
autorizar la entrega de algo de valor: dinero, regalos, entretenimiento,
empleo, contratos o ventajas de cualquier tipo, a un cliente, proveedor o todo otro
tercero para ejercer influencia en relación con una acción oficial o para
obtener una ventaja indebida.
Si
bien la definición puede variar de una jurisdicción a otra, la corrupción se
define como “el abuso del poder otorgado para obtener un beneficio personal”. También
debemos asegurarnos de no ofrecer, prometer u otorgar algo de valor a nuestros
clientes, proveedores y terceros, tales como consultores y socios comerciales,
que pueda percibirse como un soborno. De la misma manera, nunca debemos ofrecer
o aceptar una “comisión indebida” que quiere decir la devolución de una suma ya
pagada (o que debe pagarse) como recompensa por llevar a cabo o promover
acuerdos comerciales. No debemos contratar a ningún tercero para realizar una
actividad en la que nosotros mismos tengamos prohibido participar.
Cuando
tratamos con un funcionario del gobierno, debemos prestar especial atención a
las leyes, normas y directivas que regulan los asuntos relacionados con regalos
y entretenimiento otorgados u ofrecidos.
Un
“funcionario de gobierno” nacional o extranjero puede incluir funcionarios o
empleados, o cualquier otra persona que represente o actúe en nombre de:
ü cualquier tipo de gobierno (federal, provincial, estatal, municipal u
otro);
ü entidades en propiedad parcial o absoluta del gobierno;
ü empresas públicas internacionales;
ü partidos políticos, empleados de partidos políticos y candidatos a una
instancia oficial; o
ü una persona que ocupa un cargo legislativo, administrativo, judicial o
militar.
Además,
debemos abstenernos de dar algo de valor de manera indirecta a un tercero si
tenemos motivos para creer que le será entregado a un funcionario de gobierno o
a un socio comercial privado para obtener una ventaja indebida. Por lo tanto,
debemos tomar las medidas necesarias para: garantizar que todo tercero, como
por ejemplo consultores, y otros socios comerciales, comprenda y se rija por
nuestro Manual y nuestras obligaciones relacionadas con el tema del antisoborno
y la anticorrupción, evaluar las calificaciones y reputación de nuestros socios
(incluyendo el uso de un control diligente antes de comprometerse en tal
relación), y elaborar acuerdos y contratos que incluyan tales exigencias para proteger
a EMPRESA X S.A.S.
7.2.2 Pagos por Agilización de Servicios
Los
pagos por agilización de servicios son pagos poco frecuentes de pequeñas sumas
de dinero realizados a un funcionario para agilizar tareas. Los pagos por
agilización de servicios se encuentran estrictamente prohibidos.
7.2.3 Donaciones, Patrocinios y Promociones
Las
donaciones están permitidas y deben regirse en virtud de nuestro Procedimiento
de Producto Dado de Baja.
Los
patrocinios constituyen un aspecto importante de la comunicación de EMPRESA X S.A.S con sus clientes y con las comunidades
donde la Empresa opera.
Los
mismos brindan una manera de reforzar la marca de EMPRESA X S.A.S con ciertos grupos selectos. Esto los
diferencia de las donaciones, ya que su objetivo es obtener un beneficio
específico para la Empresa. Sin embargo, los patrocinios pueden presentar
riesgos de corrupción si se perciben como asociados a la búsqueda u obtención
de una ventaja inapropiada. Debemos consultar a nuestros jefes si creemos que
existe un riesgo de que un patrocinio pueda llegar a percibirse como incorrecto
o corrupto.
7.2.4 Ofrecer y Aceptar Regalos y Hospitalidad
No
está prohibido ofrecer o aceptar regalos ocasionales de valor puramente
simbólico o comidas o entretenimiento razonable en valor que sea compatible con
las costumbres y prácticas locales, nuestro Manual de ética y Conducta y sus
políticas implícitas. Cualquier otro regalo o artículo de valor debe ser
rechazado. Es importante que todo regalo o servicio de hospitalidad ofrecido a
terceros se registre en forma completa y exacta en los libros contables o registros
de inventario, aprobados previamente por la gerencia de EMPRESA X S.A.S.
Cuando
se intercambian regalos, comidas o entretenimiento, nunca debemos ofrecer o
aceptar dichas atenciones si:
·
Violan alguna ley,
reglamentación o regla así como una norma de la organización del receptor;
·
La otra parte está
actualmente involucrada en un proceso de adquisición o negociación activa con
nosotros;
·
Forman parte de un acuerdo
para realizar o recibir algo a cambio;
·
Pueden influenciar al
receptor o a la empresa del receptor en alguna negociación comercial;
·
Se ofrecen en forma de
dinero en efectivo o un equivalente, tal como tarjetas de regalo, certificados,
cupones, vales, préstamos, acciones, opciones de compra de acciones, etc.;
·
Tienen connotación sexual,
son ofensivas, de mal gusto o violan de cualquier otra forma el compromiso con
el respeto mutuo;
·
Pueden interpretarse como
un soborno o una comisión indebida;
·
Pueden interpretarse en
forma razonable como tratamiento preferencial, ya sea real o percibido, o como
que generan una obligación por parte del receptor;
·
Son lujosas o
extravagantes;
·
Ocurren en forma
frecuente.
Asimismo,
las normas en materia de regalos y hospitalidad son mucho más estrictas para
clientes gubernamentales, representantes de organismos reguladores y otros
funcionarios extranjeros que para terceros particulares.
Muchos
países prohíben que los funcionarios del gobierno acepten regalos o comidas;
otros establecen límites con respecto a la cantidad y la frecuencia. Siempre
debemos consultar a un oficial de cumplimiento antes de ofrecer regalos u
hospitalidad a funcionarios del gobierno.
Además,
debemos tener especial cuidado cuando un proveedor nos ofrece regalos u
hospitalidad de cualquier tipo. Incluso si ofrecemos o recibimos regalos que
cumplen con el criterio descrito más arriba, siempre debemos evitar crear
incluso la impresión de parcialidad.
7.3 Contribuciones Políticas
Cuando
la ley lo permita, las personas deben, a su discreción, realizar contribuciones
personales al partido político de su elección. No debemos solicitar o presionar
a otras personas a realizar contribuciones políticas o realizar campañas
políticas durante las horas de trabajo o en las instalaciones de EMPRESA X S.A.S o si están prohibidas por la ley.
7.4 Trabajo con Terceros
EMPRESA
X S.A.S cree que es importante que los
terceros con los que la Empresa se relaciona, como consultores y socios
comerciales, compartan sus valores y cumplan con todas las leyes aplicables.
Por lo tanto, esperamos que dichos terceros actúen de manera coherente con nuestro
Manual de Ética y conducta, y adopten e implementen prácticas que:
·
Cumplan con todas las
leyes y reglamentos aplicables;
·
Se abstengan de incurrir
en sobornos y otras formas de corrupción;
·
Asuman la responsabilidad
de la salud y seguridad de sus empleados;
·
Respeten los derechos
humanos de sus empleados;
·
Traten de promover el
desarrollo local sostenible;
·
Traten de asegurar que las
actividades comerciales se efectúen de manera responsable para el medio
ambiente;
·
Promuevan y reflejen
nuestro compromiso con la calidad de nuestro trabajo.
7.5 Selección de Proveedores
La
evaluación y selección de los proveedores de la sociedad se lleva a cabo por el
área solicitante de la compra o del servicio, teniendo en cuenta, entre otros aspectos aquellos que se
relacionan a continuación:
1. Solvencia moral del proveedor.
2. La calidad de los productos y servicios ofrecidos por el proveedor
3. Experiencia en los servicios o bienes suministrados.
4. Respaldo financiero del proveedor.
5. La capacidad del proveedor para cumplir oportunamente con la entrega
del bien o servicio requerido y la capacidad para atender eventuales reclamos
que surjan con posterioridad.
6. El valor de los bienes o servicios y la forma de pago.
7. Las garantías ofrecidas
8. El servicio de mantenimiento
Cuando
se celebren contratos con proveedores que tengan vínculos jurídicos o
económicos con los accionistas o sus directores, administradores, principales
ejecutivos o sus parientes, socios y demás relacionados, debe evidenciarse este
hecho ante la Gerencia y el Proceso de Recursos Humanos.
8 CONFLICTO DE INTERÉS
Se
entiende que las personas vinculadas a EMPRESA X S.A.S se encuentran en una situación de
conflicto cuando se enfrenten a una situación que los lleva a tener que escoger
entre la utilidad propia y la de la sociedad, o la utilidad de un tercero con
el cual se encuentren vinculados y el de la sociedad.
Con
el propósito de evitar que se presenten conflictos de interés en la adopción de
decisiones que tengan que tomar los accionistas, directores, jefes, y en general
los funcionarios de EMPRESA X S.A.S, la
compañía ha definido unas reglas encaminadas a que las decisiones se tomen con
la mayor objetividad:
Para
el efecto, las partes deberán:
1. Poner en evidencia la existencia de posibles conflictos de interés, a
través de información al Representante Legal de la compañía, canalizada a
través de la dependencia que éste expresamente designe.
2. Abstenerse de participar en la toma de decisiones en las cuales tenga
un interés particular.
3. Guardar confidencialidad sobre aspectos reservados de la compañía que
conozca en virtud del trabajo que desempeña para la compañía.
4. Abstenerse de utilizar información privilegiada en provecho suyo o de
un tercero.
En
caso de violación a las reglas antes mencionadas por parte de personas
vinculadas por contrato de trabajo a EMPRESA X S.A.S, el gerente, directamente o a través de
la dependencia que para el efecto se designe, evaluará la gravedad de la falta
y procederá a solicitarle las explicaciones del caso al infractor y a aplicar
las medidas que se consideren pertinentes, teniendo en cuenta que su desconocimiento
constituye falta grave que da lugar a la terminación unilateral y justificada
de la relación que sostenga quien lo incumpla con EMPRESA X S.A.S.
8.1 Relaciones Personales en el
Lugar de Trabajo
Se
permite la contratación de empleados de la misma familia o de empleados que han
tenido una relación personal con otro miembro del personal, siempre y cuando no
exista un conflicto de intereses real o aparente.
En
caso de que nuestra familia o nuestras relaciones personales den lugar a conflictos
de intereses reales o aparentes, se nos exige que de inmediato informemos a la
dirección de Recursos Humanos.
Cuando
se informen voluntariamente las relaciones personales al Proceso de Recursos
Humanos, el tema será tratado con la mayor discreción y confidencialidad.
Juntos, trabajaremos para encontrar una solución con el fin de eliminar
rápidamente situaciones de conflicto de intereses real o aparente.
Las
situaciones siguientes son otros ejemplos de lo que puede representar un
conflicto de intereses real o aparente:
·
Contratar o promover a
miembros de la familia o a alguien con quien tenemos o buscamos tener una
relación personal.
·
Ejercer influencia en un
empleado en beneficio o perjuicio de un miembro de la familia o de alguien con
quien tenemos o buscamos tener una relación personal.
·
Desempeñarse bajo la
supervisión directa o indirecta de un miembro de la familia o de alguien con
quien tenemos o buscamos tener una relación personal.
·
En caso de dudas sobre si
nuestra relación con otro empleado pudiera representar un conflicto de
intereses real o aparente, le recomendamos encarecidamente que se comunique con
el Proceso de Recursos Humanos para obtener para más información
9
PROTECCIÓN Y
MANEJO DE LOS ACTIVOS DE LA EMPRESA, INCLUYENDO LOS ACTIVOS DE LAS TECNOLOGÍAS
DE LA INFORM ACIÓN
No
debemos usar los bienes de EMPRESA X S.A.S de manera inadecuada. Cada uno de
nosotros debe proteger y conservar los activos operativos, financieros y de
otro tipo, lo cual incluye respetar las políticas de control interno en vigor.
El personal también debe usar los activos de EMPRESA X S.A.S exclusivamente con fines para los que
fueron adquiridos. El robo, la negligencia, el uso abusivo y el despilfarro
influyen directamente en nuestra rentabilidad. Está prohibido utilizar nuestros
activos con fines ilegales o indebidos o con intención de obtener ventajas o
ganancias personales o para terceros.
Las
cuentas de correo electrónico, incluyendo las de EMPRESA X S.A.S, y los sistemas de información y los equipos
que se nos proporcionan durante nuestra relación laboral con la empresa, tales
como teléfonos, fotocopiadoras, computadoras, laptop, tablet, programas
informáticos, Internet/intranet, máquinas, y sistemas de contestadores
automáticos, continuarán siendo propiedad exclusiva de EMPRESA X S.A.S.
El
intercambio de información por medios electrónicos, tales como correo electrónico,
Internet, intranet, etc., puede dar lugar a ciertos riesgos relacionados con la
protección de nuestra vida privada, la confidencialidad de la información de EMPRESA
X S.A.S y la seguridad de sus activos informáticos.
Todos
debemos tomar las medidas de precaución necesarias para asegurar que los
intercambios de información que realizamos no divulgan información privada o
confidencial a un tercero no autorizado.
No
debemos utilizar la propiedad de EMPRESA X S.A.S para uso personal u otros fines que
pudieran ser cuestionables; por ejemplo, el intercambio, almacenamiento o
procesamiento de contenido que:
·
Esté prohibido por la ley
(como la descarga ilegal de material protegido por las leyes de propiedad
intelectual);
·
Promueva o incite el
acoso;
·
Pudiera ser percibido como
racista, atroz, sexista o pornográfico;
·
Pudiera manchar la
reputación de EMPRESA X S.A.S.
EMPRESA
X S.A.S se reserva el derecho de
familiarizarse con cualquier contenido intercambiado, almacenado o procesado en
la propiedad de EMPRESA X S.A.S.
A
menos que la Empresa lo autorice, no está permitido grabar registros, archivos,
video o audio, o reproducciones usando el equipo o las instalaciones de EMPRESA
X S.A.S si la actividad no se encuentra
directamente relacionada con las actividades de la Empresa.
10 PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN
10.1 Prácticas Adecuadas de
Contabilidad y Mantenimiento de Registros
La
información financiera exacta y fiable es indispensable para nuestra empresa.
Esta información es la base de nuestros estados financieros y de otros datos
que se comunican al público, a nuestros clientes, socios y otras partes interesadas.
Nuestras decisiones de negocios y planificación estratégica se orientan también
por esta información.
La
base de unos estados financieros exactos y fiables consiste en respetar nuestros
controles internos y contabilizar las transacciones y elementos del activo y
del pasivo de EMPRESA X S.A.S con
precisión y puntualidad en los libros de contabilidad de la Empresa. Por lo
tanto, todos nuestros libros de contabilidad han de ser completos, exactos y
fiables.
Por
ello y sin restricción alguna, cada uno de nosotros nos comprometemos a lo
siguiente con respecto a nuestros libros y registros, independientemente de la
finalidad de la información:
·
Los registros de la
empresa, informes de gastos, facturas, comprobantes, nóminas, registros de empleados
y otros informes se preparan oportunamente con cuidado y honestidad.
·
Todas las transacciones se
efectúan de conformidad con las leyes, normas, estándares y reglamentos
aplicables;
·
Ninguna transacción,
activo, pasivo u otra información financiera se oculta.
·
Se realizan todos los
esfuerzos para resolver las cuestiones y preocupaciones que surgen en los
informes de auditoría internos y externos.
·
Cualquier inexactitud,
falsedad u omisión conocidas es divulgada a nuestros clientes y proveedores y corregida
de inmediato a través de créditos, reembolsos o cualquier otro medio aceptable
para ambas partes.
·
Todos los documentos
firmados son, a lo mejor de nuestro entendimiento, precisos y veraces.
·
Las entradas falsas o
engañosas y las cuentas bancarias no registradas, para cualquier propósito, ya
sea con respecto a las ventas, compras o cualquier otra actividad de la
Empresa, están estrictamente prohibidas.
·
No se deben establecer o
mantener fondos en efectivo secretos o no registrados, u otros activos para
ningún propósito.
·
Se prohíben los acuerdos
financieros inusuales con un cliente, un socio o proveedor (p. ej., la
sobrefacturación o la subfacturación).
·
Está restringido el acceso
a información delicada o confidencial para garantizar que no se divulgue,
modifique, mal emplee o destruya dicha información.
·
El uso de fondos u otros
activos de la Empresa para cualquier propósito ilegal o inadecuado está
estrictamente prohibido, y se espera que nuestros directivos, ejecutivos y las
personas responsables de la contabilidad y los registros se mantengan atentos
no sólo para garantizar la aplicación de esta prohibición, sino también para
vigilar el uso apropiado de los activos de la Empresa
10.2 Propiedad Intelectual
Los
derechos de autor, marcas registradas, diseños, invenciones, mejoras,
descubrimientos y cualquier otra forma de propiedad intelectual (como
protocolos, procedimientos, procesos técnicos, métodos de investigación, etc.)
creados o modificados durante el transcurso de nuestra relación con EMPRESA X S.A.S pasarán a ser propiedad exclusiva de la
Empresa.
Además,
la propiedad intelectual desarrollada fuera de la relación con EMPRESA X S.A.S pertenece a la Empresa si su desarrollo
surge de la adquisición de información confidencial adquirida en el transcurso
de nuestra relación con EMPRESA X S.A.S.
En tales instancias, se nos solicitará firmar documentos que demuestren la
propiedad de EMPRESA X S.A.S.
10.3 Confidencialidad de la
Información
Todos
comprendemos que durante el transcurso de nuestra relación con EMPRESA X S.A.S, podríamos estar en contacto con
información que podría ser considerada secreta y confidencial, y que no es
conocida por el público (información privilegiada). No debemos usar o divulgar dicha
información secreta o confidencial perteneciente a EMPRESA X S.A.S o a los terceros con los que la Empresa
se relaciona.
La
información secreta o confidencial perteneciente puede incluir:
·
Detalles relacionados con
nuestra empresa, clientes, precios, mercados, equipo, ventas, ganancias, cifras
de informes internos y otros asuntos relacionados con nuestra empresa;
·
Información relacionada
con investigación y desarrollo;
·
Información técnica
relacionada con nuestros productos, servicios y procesos;
·
Información relacionada
con nuestras estrategias de marketing y servicios;
·
Detalles relacionados con
fusiones actuales o posibles, adquisiciones o compra y venta de activos;
·
Información relacionada
con empleados y recursos humanos.
La
obligación con respecto a la información confidencial se aplica tanto durante
el transcurso de nuestra relación con EMPRESA X S.A.S y una vez terminada la misma.
10.4 Información Personal
Privada
EMPRESA
X S.A.S se compromete a respetar nuestro
derecho a la privacidad individual y ha tomado las medidas necesarias para
garantizar la precisión y seguridad de los datos. De acuerdo a lo expuesto en
la ley Colombiana 1581 de 2012, Por la cual se dictan disposiciones generales
para la protección de datos personales.
Toda
información personal divulgada a EMPRESA X S.A.S o recopilada por la misma durante el
transcurso de la relación permanecerá privada y confidencial. La información
personal divulgada a EMPRESA X S.A.S
será usada únicamente para los fines que fue obtenida o con la previa
autorización del dueño.
También
puede haber situaciones en las que la ley exija la divulgación de dicha
información. La divulgación también podría ser requerida para propósitos de
administración de un programa por un tercero. La información también podría ser
divulgada a clientes y a terceros en el marco de auditorías de proyectos o
contratos. En toda otra situación, EMPRESA X S.A.S se asegurará de que se obtenga su
consentimiento antes de divulgar dicha información.
Por
otra parte, EMPRESA X S.A.S se asegurará
de que la información no se use para cualquier otro propósito que para el que fue
divulgada y exigirá al tercero ofrecer una garantía para tal efecto.
No
se recomienda el uso del correo electrónico personal para fines profesionales.
En caso de que no pueda evitarse, debemos enviar una copia de todo correo
electrónico de trabajo enviado desde una cuenta personal a nuestra cuenta de
correo electrónico de EMPRESA X S.A.S.
10.5 Comunicación Externa
Las
opiniones o información solicitadas por parte de grupos externos u
organizaciones deben de acuerdo al Procedimiento de Comunicaciones Interna y
Externa.
Cualquiera
que exprese opiniones a tales intereses externos en asuntos no relacionados con
las actividades de EMPRESA X S.A.S debe
ser consciente de que sus comentarios son estrictamente personales y por lo
tanto deben tener cuidado de no comprometer de ninguna manera a EMPRESA X S.A.S.
Cualquier
solicitud recibida por parte de los medios de comunicación, incluso si se pide
a modo de comentario u opinión personal, debe ser con previa autorización de la
gerencia, Toda participación de un empleado como orador en una conferencia,
panel o cualquier otro medio de comunicación, ya sea televisión, radio, en
línea, red social, medio impreso u otro, debe ser aprobada por su Jefe
inmediato y debe autorizarse por la Gerencia.
No
debemos citar ni hacer referencia a EMPRESA X S.A.S, ni divulgar ninguna información
confidencial que pudiéramos conocer y debemos respetar todas las condiciones
que se indican en la sección 10.3 titulada Confidencialidad de la Información.
11 INFORME DE INVESTIGACIÓN E INVESTIGACIÓN DE VIOLACIÓN Y
QUEJAS
A
reserva de las leyes en vigor, todos tenemos el deber y la responsabilidad de informar
de buena fe de cualquier violación de este Manual conocida o de la que
sospeche, incluyendo cualquier violación de las leyes, normas, reglamentación,
políticas empresariales u otras políticas que se apliquen a nosotros o a la
Empresa, así como de cualquier caso de mala conducta que se observe o de presión
para incumplir las normas éticas de la Empresa.
Toda
violación de nuestro Manual deberá ser comunicada a través de uno de estos
canales:
·
Nuestro Jefe inmediato;
·
El Proceos de Recursos
Humanos;
·
Buzón de Sugerencias
ubicado en las instalaciones de EMPRESA X S.A.S
·
Asuntos Jurídicos y
Auditoría Interna (véase la página 16);
·
gerencia@sas.com.co; y/o
Corresponde
a cada uno de nosotros asegurar que todos respetemos los valores corporativos y
el Manual de Ética y Conducta de EMPRESA X S.A.S. Cualquier inquietud que surja o reporte
que se presente con respecto a nuestro Manual, será tratado con la más estricta
confidencialidad y el denunciante será protegido contra cualquier forma de
represalia. A reserva de la aplicación de las leyes locales, el hecho de no
informar algún asunto puede suscitar medidas disciplinarias incluyendo el
despido.
EMPRESA
X S.A.S asume que todas las inquietudes
y reportes presentados en virtud de esta sección se harán de buena fe y son
reales y legítimos. Siempre que se presente algún reporte o queja, EMPRESA X S.A.S iniciará una investigación sobre el
asunto dentro de un lapso razonable de tiempo. Las investigaciones realizadas
en virtud de nuestro Manual de ética y Conducta se llevarán a cabo con el más
amplio respeto, discreción y privacidad y serán confidenciales en la medida en
que lo permita la ley y conforme a la necesidad de la Empresa de investigar plenamente
el asunto. Sin embargo, si la Empresa descubre actividades criminales u otro
tipo de actividad inadecuada, puede denunciarlas al gobierno o a las
autoridades encargadas de aplicación de la ley correspondientes
12 DOCUMENTOS RELACIONADOS
No
|
Nombre
del Documento
|
1
|
Reglamento
Interno de Trabajo
|
2
|
Procedimiento de Inducción y Reinducción del
Personal
|
3
|
Política
Integral de Gestión
|
8. ANEXOS
N.A
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