PROCEDIMIENTO PARA PRODUCTO DADO DE BAJA (me ayudarías mucho a seguir publicando procedimientos si haces clic sobre la publicidad)

1       OBJETIVO  (me ayudarías mucho a seguir publicando procedimientos si haces clic sobre la publicidad)

Este procedimiento establece el detalle de las actividades que se deben seguir en Empresa xpara dar de baja los elementos y bienes adquiridos por la empresa, que se encuentran en  mal estado, obsoletos, o cuyo mantenimiento correctivo o preventivo no puede ser asumido por la entidad.

Verificar los productos que no tengan utilidad para poder dar de baja al material de manera que se puedan optimizar los espacios del almacén y no afectar el inventario existente.

2       ALCANCE

Aplica para todos los productos (producto terminado, producto en proceso, materia prima, material de empaque, insumos, bienes, entre otros)  a los que se les va a efectuar una baja.

3       DEFINICIONES

Baja de Bienes. La baja de bienes es el Procedimiento Administrativo mediante el cual Empresa xdecide retirar definitivamente un bien mueble de sus  activos. Se perfecciona mediante el Acto Administrativo que la ordena, y en consecuencia se debe realizar su descargue de los inventarios y de los registros contables y su retiro físico, previo el cumplimiento de los requisitos establecidos para cada caso.

Baja de Bienes por Obsolescencia. Es el retiro definitivo del patrimonio de la Entidad de aquellos bienes que estando en buenas condiciones de funcionamiento presentan una tecnología inadecuada a las circunstancias actuales, generando altos costos de mantenimiento o que estos no se justifiquen en relación con el servicio que prestan o que las condiciones tecnológicas del  bien no garanticen la idónea prestación del servicio.

Baja de Bienes Muebles Servibles Por Permuta. Es la salida definitiva del patrimonio, de aquéllos bienes muebles que se encuentran en buenas condiciones y son  necesarios para el normal funcionamiento de la Entidad, pero que la entidad ha decidido permutarlos por otros, de condiciones técnicas más recientes, con la finalidad de mejorar la prestación del servicio.

Baja de Bienes por Faltantes. Es el retiro de los inventarios de aquellos bienes muebles que, estando en servicio o depósito, han desaparecido físicamente, y el cuentadante sólo detecta su inexistencia en el momento de realizar un conteo físico y no es posible determinar un momento cierto de su desaparición.

Bienes Servibles. Son aquellos bienes muebles que se encuentren en buenas condiciones, pero que la Entidad no los requiere para el normal desarrollo de sus funciones o aquellos bienes muebles que han cumplido su objetivo y pueden ser utilizados en otras áreas o dependencias.

Bienes Inservibles. Son aquellos bienes que por su estado de desgaste total, deterioro u obsolescencia física o tecnológica, no son útiles para el servicio que deben prestar y tampoco es posible el uso o aprovechamiento de sus partes.

Bienes Intangibles. Son los bienes muebles incorporales adquiridos, desarrollados o implementados por la Entidad, con el fin de mejorar, facilitar o tecnificar sus operaciones.

Baja de Bienes por Pérdida. Es el retiro definitivo del patrimonio de la Entidad de un bien mueble que estando en servicio o que encontrándose en almacén ha desaparecido por hurto, incendio, terremoto o cualquier otro evento generado por fuerza mayor o caso fortuito, o que habiéndose exonerado de responsabilidad al cuentadante a través del proceso administrativo correspondiente o, estableciéndose su responsabilidad, se haya producido su pago o reposición.

Conformidad. Cumplimiento de un requisito

Cuentadante. Persona a quien se le ha encomendado un bien mueble para su uso o custodia, y a quien por la misma razón puede exigírsele la rendición de cuentas del mismo.

Dar de baja un producto o material. Es eliminar tanto del inventario físico el producto o material y eliminar de los estados financieros el rublo correspondiente a esos productos.

Desmantelamiento. Es la operación de desarmar y desparejar un bien mueble con el fin de que las partes que se encuentren en buen estado puedan ser utilizadas.

Donación. Liberalidad de Alimentos SAS para transferir gratuita e irrevocablemente un bien de su propiedad a otra persona jurídica, que lo acepta.

Destrucción de Bienes. Reducir a pedazos o a cenizas los bienes objeto de la baja.

Insumo. Comprende los ingredientes, envases y embalajes de alimentos.

Materia Prima. Son las sustancias naturales o artificiales, elaboradas o no, empleadas por la industria de alimentos para su utilización directa, fraccionamiento o conversión en alimentos para consumo humano. A pesar de que las materias primas pueden o no sufrir transformaciones tecnológicas, estas deben ser consideradas como alimento para consumo humano.

No conformidad. Incumplimiento de un requisito

Productos Rechazados. Son productos que las plantas o el cliente consideran no aptos porque no cumple con las especificaciones de compra y no es posible reutilizar o devolver al proveedor.

Producto Retenido. Producto terminado, materia prima o insumo que requieren análisis por parte del Laboratorio de Calidad,  que están fuera de especificación; con el fin de definir si son o no aptos para ser utilizados en el proceso productivo.

Producto Terminado. Producto envasado en su envase final.

Productos Vencidos. Son aquellos que por fecha de vencimiento han caducado.

Reproceso. Reelaboración de todo o parte de un lote de producto de calidad inaceptable en una etapa definida de la producción, de tal forma que su calidad se eleve hasta ser aceptable, por medio de una o más operaciones adicionales.

Reposición. Reemplazar o sustituir un bien mueble por otro bien mueble de iguales o similares características y condiciones de uso.

Venta de Bienes. Es la operación mercantil mediante la cual se transfiere a dominio  ajeno un bien dado de baja a cambio de dinero en el precio convenido

4       RESPONSABLES

Es responsabilidad de los líderes de los diferentes procesos el conocer, difundir y aplicar este procedimiento.

Es responsabilidad del de los líderes de cada proceso velar el destino o disposición final de los productos no conformes.

La gerencia es la única responsable de firmar y autorizar la baja de un producto.

Es responsabilidad del área administrativa darle el manejo contable y bajar de inventario el producto dado de baja.

5       GENERALIDADES

Todas las operaciones de fabricación, procesamiento, envase, embalado, almacenamiento, distribución, comercialización y expendio de los alimentos deben estar sujetas a los controles de calidad e inocuidad apropiados. Los procedimientos de control de calidad e inocuidad deben prevenir los defectos evitables y reducir los defectos naturales o inevitables a niveles tales que no representen riesgo para la salud. Estos controles variarán según el tipo de alimento y las necesidades del establecimiento y deben rechazar todo alimento que represente riesgo para la salud del consumidor. Las especifica­ciones de materia prima, insumos y producto terminado definen completamente la calidad de todos los productos y de todas las materias primas con los cuales son elaborados y deben incluir criterios claros para su aceptación, liberación, retención o rechazo.

Una No Conformidad se define como el incumplimiento de un requisito, que se detecta como resultado del seguimiento y verificación en actividades o procesos, y que puede afectar a los clientes. Un producto no conforme puede presentarse antes (en la preparación del servicio) o durante la operación, y puede ser detectado por un cliente interno o externo.

Con el propósito de prevenir la contaminación cruzada, se deben cumplir los siguientes requisitos.

1.    Durante las operaciones de fabricación, procesamiento, envasado y almacenamiento se tomarán medidas eficaces para evitar la contaminación de los alimentos por contacto directo o indirecto con materias primas que se encuentren en las fases iníciales del proceso.

2.    Hasta que no se cambien de indumentaria y adopten las debidas precauciones higiénicas y medidas de protección, las personas que manipulen materias primas o productos semielaborados susceptibles de contaminar el producto final no deben entrar en contacto con el producto terminado.

3.    Cuando exista el riesgo de contaminación en las diversas fases del proceso de fabricación, el personal manipulador debe lavarse las manos entre una y otra operación en el proceso de elaboración.

4.    Las operaciones de fabricación deben realizarse en forma secuencial y continua para evitar el cruce de flujos de producción.

5.    Todo equipo y utensilio que haya entrado en contacto con materias primas o con material contaminado debe limpiarse y desinfectarse cuidadosamente antes de ser nueva­mente utilizado.

6       DESARROLLO

6.1 Baja de Un Bien o Producto.

a.    Cuando el personal de logística o producción detecte un producto terminado, materia prima y/o insumo con algún tipo de defecto, deberá identificarlo, clasificarlo, contarlo o pesarlo según sea el caso, para poder notificar al área de control de calidad.

b.    El área de control de calidad determina y clasifica la no conformidad (Procedimiento de manejo de producto no conforme PR-CAL-003), con el fin de identificar si el producto debe darse de baja o reprocesarse (Política de reprocesos FO-CAL-002).

c.    En caso de requerirse se buscara personal técnico capacitado externo para definir el estado de calidad.

d.    En caso de decidir dar de baja al producto y/o material, calidad notificara el caso a la gerencia, quien única y exclusivamente está en la capacidad de autorizar dicho procedimiento.

e.    De igual modo se informara al área contable y financiera para que envíe personal calificado y en presencia de calidad reanalice los productos clasificados mediante trazabilidad, verificación de fechas de vencimiento, estado del material y producto (validaciones del laboratorio de calidad), entre otras.

f.     Se debe diligenciar el formato de reporte de incidente según sea el caso.

g.    Se enviará copia del reporte de incidente a los proveedores, en caso de ser un insumo, material y/o materia prima.  Para estos casos el proveedor debe informar que hacer con el material y el manejo contable que se le hará (nota crédito, etc.).

h.    Posteriormente el operario encargado de dar de baja el producto y/o material, deberá realizarlo con la dotación, elementos de protección personal y en el lugar correspondiente para evitar la contaminación cruzada;

i.      Todas las actividades para dar de baja deben ser en presencia de calidad y del área contable y financiera, para poder levantar un acta de producto dado de baja (FO-FIN-003), asignarle un valor unitario al producto y/o empaque y dar de baja de igual forma en el sistema SIIGO. Se debe consultar con la persona encargada, si el material tiene riesgos o es un residuo peligroso. 

j.      Cuando el documento se encuentre diligenciado se debe firmar por todos los involucrados, autorizado por la gerencia y archivado para su control.

6.2  Baja por Pérdida o Hurto.

a.    El cuentadante del bien perdido o hurtado deberá realizar el informe, dirigido a su jefe inmediato, sobre las circunstancias de modo, tiempo y lugar en que ocurrió la pérdida del mismo, acompañada de la copia del denuncio respectivo ante las autoridades competentes (en caso de requerirlo).

b.    El funcionario encargado de administrar el bien perdido, informará al área administrativa y financiera para que se inicien los trámites correspondientes ante los intermediarios de Seguros de la entidad (si es el caso), el funcionario encargado de la Contabilidad, se encargará de registrar la baja.

c.    La baja se producirá cuando haya cesado el procedimiento administrativo, se haya exonerado de responsabilidad al cuentadante que tenía los bienes muebles a su cargo o  cuando estableciéndose su responsabilidad, se haya producido su pago o reposición.

d.    La persona designada por contabilidad debe realizar el acta correspondiente.

e.    Una vez verificado el faltante, la Gerencia, ordenará mediante acto administrativo a él Almacenista o área contable, para que realice el registro de la baja de los inventarios en la aplicación sistematizada que utiliza la Entidad.

f.     Personal competente realizará los registros contables correspondientes.

g.    En caso que el cuentadante proceda a reponer el bien o cancelar su valor en dinero y éste sea aceptado por la Gerencia, ordenará al área contable, para que en la aplicación sistematizada respectiva genere un ingreso del nuevo bien mueble, indicando claramente que se trata de “Entrada por Reposición”. Con éste documento, o el recibo de consignación del valor, el funcionario de contabilidad competente adelantará los registros contables correspondientes.

6.3  Destinación De Los Bienes y/o Productos Dados De Baja

Los bienes muebles dados de baja podrán tener las siguientes destinaciones:

1)    Desmantelamiento.

2)    Venta.

3)    Destrucción

4)    Donación

5)    Permuta

El Gerente, con base en la recomendación emitida por el Comité Evaluador de Bajas (personal idóneo para definir el estado de calidad), mediante acta, expedirá el Acto Administrativo ordenando el destino de los bienes dados de baja.

6.3.1  Destinación Para Desmantelamiento.

a.    Realizar revisión técnica del bien (mueble o producto) considerado para desmantelar por el Almacenista y  con el acompañamiento del especialista técnico de acuerdo al tipo de bien para este análisis.

b.    Se considerará prioritariamente este tipo de destinación para fines didácticos, de formación profesional, de actualización de equipos, para su utilización como repuestos o para fines similares. Determinada la baja del bien con fines de desmantelamiento, el destinatario deberá darle la utilización para la cual fue ordenada.

c.    Las partes restantes del desmantelamiento, no utilizadas, podrán ser objeto de venta o destrucción. En caso de que se considere la donación, esta deberá ser autorizada por el Comité Evaluador de Baja que recomendó el desmantelamiento.

c.

6.3.2  Destinación Para Venta.

a.    Una vez expedido el Acto Administrativo de baja, y determinada su destinación para la venta,  se practicará un avaluó y se procederá a la venta.

b.    Una vez efectuados los trámites para venta directa de los bienes sin que se hubiese logrado la venta, el Comité podrá cambiar la destinación inicial y  redestinarlos para desmantelamiento, destrucción, donación ó permuta. Para este efecto, el  Comité de Bajas que autorizó la venta deberá realizar la recomendación respectiva.

6.3.3  Destinación Para Destrucción.

a.    Si finalmente no se logra hacer la donación, se procederá a su destrucción. (Comité Evaluador de Bajas).

b.    Una vez destruidos los bienes y/o productos dados de baja, el funcionario encargado de administrar los inventarios, levantará y firmará el acta que deberá llevar la aprobación de la gerencia.

6.3.4  Destinación Para Donación.

a.    Para efectos de donación de bienes o productos, el Almacenista o el responsable de inventarios, realizará un inventario de los bienes y/o productos que ya no se estén utilizando o necesitando.

b.    El producto para consumo debe estar en buenas condiciones y representar un riesgo para el consumidor.

c.    Se notificara mediante correo a un comité evaluador para revisar el estado de calidad del producto y/o bien

d.    La entidad interesada en la adquisición de estos productos deberá emitir certificado de donación y presentar copia del rut y cámara de comercio,

e.    Con esta información el personal competente de contabilidad procederá a realizar la salida del sistema

7. DOCUMENTOS RELACIONADOS

No	Nombre del Documento
1	Decreto 3075-1997
2	Resolución 2674 -2013
6	Formato Política de Reprocesos
7	Formato Acta de producto dado de baja
8	Procedimiento de manejo de producto no conforme
9	Procedimiento de prevención de la contaminación cruzada

8. ANEXOS

8.1  Instrucciones para diligenciamiento de Formato de Producto dado de baja FO-FIN-003

SOLICITUD DE BAJA DE ELEMENTOS DEVOLUTIVOS,  INSERVIBLES U OBSOLETOS, O RECHAZADOS POR CALIDAD

INSTRUCCIONES PROCESO DE BAJA

Con el propósito de optimizar el proceso de bajas es necesario que se tenga en cuenta las siguientes  INSTRUCCIONES:

EL NÚMERO DE RADICADO SERÁ UN CONSECUTIVO ASIGNADO POR EL ÁREA FINANCIERA DE ALIMENTOS SAS S.A.S

1-  FECHA: Indicar la fecha de elaboración de la SOLICITUD.

2-  AREA: Nombre del área que hace la SOLICITUD.

3-  SOLICITANTE: Nombre la persona quien hace la SOLICITUD

4-  CANTIDAD: Cantidad de elementos a dar de baja.

5-  CÓDIGO ACTIVO / LOTE PRODUCTO:  Número de la Placa de Inventario con  la cual se identifica el elemento en el inventario de la  Propiedad Planta y Equipo , en caso de ser material de empaque, insumos , producto terminado entre otros indicar el número del lote.

6-  DESCRIPCION DEL ELEMENTO: Descripción del bien a dar de baja (Debe corresponder a la consignada en el Inventario, si es del caso debe ampliarse con la referencia o modelo.)

7-  VALOR UNITARIO: Valor unitario del bien registrado en los Inventarios.

8-  VALOR TOTAL: Valor resultante de multiplicar la cantidad por el valor unitario.

12- CALIFICACIÓN O ESTADO: Es el estado físico o condiciones en que se encuentre el bien. Ejemplo: Quemado, Roto, Obsoleto, Despedazado, etc. Para insumos, producto terminado, producto en proceso o materia prima indicar como estado rechazado.

13- PROCEDENCIA U ORIGEN: Indicar el origen de elemento a dar de baja, ejemplo: producto terminado producción o logística Bogotá.

14- UBICACIÓN ACTUAL: Indicar ubicación del elemento, como producción, bodega, oficina, Sucursal Cali, etc.

14- LA SOLICITUD debe presentarse debidamente FIRMADA por el responsable del inventario quien realiza la baja, por  la gerencia quien es la persona que autoriza y una persona del área contable quien da fe del suceso.

PARA CALIFICAR E INICIAR EL PROCESO DE BAJA DE BIENES COMO:     

EQUIPOS DE COMPUTO, ELÉCTRICOS, DE COMUNICACIONES,  VEHÍCULOS,   Y OTROS DE VALOR REPRESENTATIVO  que NO hayan excedido del 50% de su vida útil estimada, deberán anexar a esta solicitud  CONCEPTO TÉCNICO que explique sus condiciones de obsolescencia y estado.   

El Acta  de  baja  deberán  ser  diligenciados  en  todo  su contenido  de  NO  ser  así,  se SUSPENDERÁ  el  proceso.  Cualquier información adicional  por  favor  comunicarse  con  el área contable de Alimentos SAS S.AS.

Incluir los siguientes Anexos para cada acta.

ANEXOS:

1.    CERTIFICACIÓN FIRMADA POR EL JEFE DE ÁREA EXPLICANDO DETALLADAMENTE LAS CAUSAS DE LA BAJA

2.    FOTOGRAFIA DEL ELEMENTO