PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO Y ALMACENAMIENTO DE MATERIA PRIMA, MATERIAL DE EMPAQUE E INSUMOS (me ayudarías mucho a seguir publicando procedimientos si haces clic sobre la publicidad)
1
OBJETIVO
Establecer
un procedimiento que incluya las pautas a seguir, recomendaciones y
restricciones para el manejo y almacenamiento de materias primas y materiales
de empaque en EMPRESA XS.A.S. (me ayudarías mucho a seguir publicando procedimientos si haces clic sobre la publicidad)
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ALCANCE
Este procedimiento aplica para todos los Materiales de
Empaque, Materias Primas e Insumos que ingresen a ALIMENTOS SAS, ya sea para el
almacén de Materiales, Materias Primas o zonas de almacenamiento temporal del
área productiva
3
DEFINICIONES
Alimento Perecedero. El alimento que, en razón de su
composición, características fisicoquímicas y biológicas, pueda experimentar
alteración de diversa naturaleza en un tiempo determinado y que, por lo tanto,
exige condiciones especiales de proceso, conservación, almacenamiento,
transporte y expendio.
Código del Material. Número asignado a cada Material
de Empaque y Materia Prima para su identificación y control.
Embalaje. Elementos que permiten proteger los envases
primarios de las influencias externas y lograr un mantenimiento y
almacenamiento adecuados. Incluye los envases secundarios y terciarios.
Envase Primario. Artículo que está en contacto
directo con el alimento, destinado a contenerlo desde su fabricación hasta su
entrega al consumidor, con la finalidad de protegerlo de agentes externos de
alteración y contaminación. Los componentes del envase primario, es decir, el
cuerpo principal y los cierres, pueden estar en contacto directo o indirecto
con el alimento.
Envase Secundario. Artículo diseñado para dar
protección adicional al alimento contenido en un envase primario o para agrupar
un número determinado de envases primarios.
Envase Terciario. Artículo diseñado para
facilitar la manipulación y el transporte de varias unidades de envases
primarios o secundarios para protegerlos durante su manipulación física y
evitar los daños inherentes al transporte
Insumo. Comprende los ingredientes, envases y embalajes de
alimentos.
Lote Interno. Número que emite el almacén al momento de generar la
recepción.
Liberado: Es un estado de los materiales que cumplen
con las especificaciones y son aptos para ser utilizados en el proceso
productivo.
Materia Prima. Son las sustancias naturales o artificiales, elaboradas
o no, empleadas por la industria de alimentos para su utilización directa,
fraccionamiento o conversión en alimentos para consumo humano.
A pesar de que las materias primas pueden o no
sufrir transformaciones tecnológicas, estas deben ser consideradas como
alimento para consumo humano.
Rotulo de Identificación. Documento
pre impreso utilizado para la identificación de los materiales y materias
primas recibidas en el almacén y en planta.
Retenido: Estado de las Materias Primas que requieren análisis
por parte del Laboratorio de Calidad,
Materiales y Materias primas que están fuera de especificación; con el
fin de definir si son o no aptos para ser utilizados en el proceso productivo.
Rechazado: Estado que se le asigna a los Materiales de Empaque
y Materias Primas que no cumplen con las especificaciones para ser utilizados
en el proceso productivo y deben ser regresados al proveedor o dados de baja.
4
RESPONSABLES
Es Responsabilidad del personal de almacén,
Jefes de Producción y Jefe de laboratorio conocer, difundir y aplicar el
presente procedimiento.
Es Responsabilidad del líder logístico
velar por el buen manejo y almacenamiento de los Materiales de Empaque,
Materias Primas, Insumos u otros en la planta.
5
GENERALIDADES
El tamaño de los almacenes o depósitos
esta en proporción a los volúmenes de insumos, material de empaque y materias primas manejados por Empresa xS.A.S,
disponiendo además de espacios libres para la circulación del personal, el
traslado de materiales o productos y para realizar la limpieza y el
mantenimiento de las áreas respectivas.
5.1 Condiciones generales. Las operaciones y condiciones de
almacenamiento, deben evitar:
a.
La
contaminación y alteración;
b.
La
proliferación de microorganismos indeseables;
c.
El
deterioro o daño del envase o embalaje.
Las operaciones de almacenamiento
deben cumplir con las siguientes condiciones:
·
Llevar
un control de primeras entradas y primeras salidas con el fin de garantizar la
rotación de los productos. Es necesario que el Director Logístico periódicamente
dé salida a productos y materiales inútiles, en desuso, obsoletos o fuera de
especificaciones para facilitar la limpieza de las instalaciones y eliminar
posibles focos de contaminación. Para
tal fin se cuenta con el procedimiento para Producto Dado de Baja.
·
El
almacenamiento de productos que requieren refrigeración o congelación se
realizará teniendo en cuenta las condiciones de temperatura, humedad y
circulación del aire que requiera el alimento, materia prima o insumo. Estas
instalaciones se mantendrán limpias y en buenas condiciones higiénicas, además,
se llevará a cabo un control de temperatura y humedad que asegure la
conservación del producto. Los dispositivos de registro de la temperatura y
humedad se inspeccionan diariamente y se registran en los formatos
correspondientes y los equipos de medición se encuentran dentro del listado de
equipos de medición los cuales se pertenecen al programa de calibración.
·
La
temperatura de congelación debe ser de <-18ºC y la de refrigeración es de 4
+/- 2°C..
·
El
almacenamiento y manipulación de los insumos, materias primas y material de
empaque se realizará de manera que se minimice su deterioro y se eviten
aquellas condiciones que puedan afectar la inocuidad, funcionalidad e
integridad de los mismos.
·
Todos
los insumos, material de empaque y materia prima se encuentran claramente
identificados con el Formato De Identificación Materia Prima, Material De
Empaque E Insumos, donde se indica claramente su nombre, uso, procedencia, estado
de calidad.
·
Para
las sustancias químicas considerados como insumos para el programa de limpieza
y desinfección, entre otros se manipularan y almacenaran de acuerdo a lo
descrito en el Procedimiento para Manejo de Sustancias Químicas. De igual modo su identificación se hará el
formato correspondiente.
·
El
almacenamiento de los insumos, materias primas o productos terminados se
realizará ordenadamente en pilas o estibas con separación mínima de 60
centímetros con respecto a las paredes perimetrales, y disponerse sobre palés o
tarimas limpias y en buen estado, elevadas del piso por lo menos 15 centímetros
de manera que se permita la inspección, limpieza y fumigación, si es el caso.
·
En
los sitios o lugares destinados al almacenamiento de materias primas, insumos y
material de empaque no podrán realizarse actividades diferentes a estas.
Para el manejo y almacenamiento de
Materiales de Empaque , Insumos y Materias Primas en la bodega y áreas
productivas (Cuartos fríos) se deben cumplir con las siguientes
recomendaciones:
5.2 Recomendaciones Generales
·
Se
debe permitir el ingreso al almacén solo
del personal autorizado.
·
Los
materiales deben ser almacenados e identificados en las áreas asignadas
dependiendo del estado en que se encuentren (Material Rechazado, Para Muestreo,
Almacenamiento Temporal, Material Inflamable, Materias Primas y Otros).
·
Mantener
en buen estado de aseo todas las áreas de almacenamiento (Áreas no productivas
y Áreas productivas).
·
Se
deben mantener siempre bien señalizados
los Materiales de Empaque y Materias Primas en las áreas de
almacenamiento.
·
Reportar
cualquier anomalía dentro de las áreas de almacenamiento.
Antes
de recibir la materia prima se debe asegurar que el certificado de calidad
corresponda al lote que se está entregando, de no ser así no se debe recibir el
producto
5.3 Alimentos que requieren
climatización
Para
el almacenamiento de alimentos se debe considerar por cuánto tiempo se
almacenará y cuáles son los factores que influyen en la conservación de éstos
según su naturaleza.
Es
importante a su vez tener en cuenta alteraciones que se pueden producir en el
producto, las cuales se traducen en pérdidas económicas. En los productos estas
alteraciones se ven en la pérdida de peso y en la deshidratación superficial.
La
primera alteración tiene como consecuencia directa un perjuicio económico, a
veces considerable si no se toman las medidas necesarias para evitarla. En
muchas ocasiones la pérdida de peso del producto se ve agravada por la
deshidratación superficial de éste. Para evitar éstas alteraciones y siempre
que el producto lo permita, debe existir una refrigeración adecuada en un medio
de humedad relativa óptima, además de emplear embalajes impermeables. Las
cámaras deben estar provistas de termómetros e higrómetros.
6 DESARROLLO
6.1 Rotulo de Identificación
Todos
las materias primas, material de empaque e insumos se identifican con el
formato correspondiente, teniendo en cuanta las siguientes observaciones:
·
Para
la Materia Prima el rotulo de identificación se diligencia con el código
del producto, Nombre del producto,
fecha de recibo y numero del lote( para fruta el lote es el día de
recepción del producto según el calendario juliano++++,para las demás
materias primas es el lote que se reporta en el certificado de calidad y en el
empaque del producto. ). Para el Material de Empaque el rotulo debe llevar el
código de identificación, nombre del material fecha de recepción y lote (que se
encuentra en el certificado de calidad e impreso en el empaque) .
·
En
Empresa xtodas las materias primas que ingresan a planta son aprobadas de
manera inmediata teniendo en cuenta, inspección de los vehículos, certificado
de calidad expedido por el proveedor (si lo posee), parámetros organolépticos y físico químicos
realizados por el laboratorio interno.
·
Para
Materiales de Empaque la liberación se realiza con el cumplimiento del plan de muestreo realizado por el laboratorio
interno, certificado de calidad e inspección visual, en caso de generarse una
no conformidad del empaque mientras este en uso, el material se rechaza y se identifica.
·
Dependiendo
del tipo de material o de su unidad de empaque los rótulos de identificación se
deben colocar de la siguiente forma:
a.
Para
Garrafas y Empaques Secundarios: Rotulo por estiba y por lote.
b.
Materias
Primas en Tambores, Canecas con peso menor o igual a 200 Kg: Se debe colocar
rotulo por tambor o caneca.
c.
Materia
Prima en bultos: rotulo por estiba.
d.
Para
Materias Primas que vienen en pequeñas cantidades se debe colocar rotulo de
identificación por bolsa o caja.
e.
Para
los insumos que se almacenan en las diferentes áreas, estos deben permanecer
con este rotulo de identificación hasta el final de su uso.
6.2
Producto No Conforme.
La
materia prima, material de empaque e insumos que incumpla con los requisitos
exigidos en el plan de muestreo e incumpla los niveles aceptables de calidad se
llevara a cabo el Procedimiento de Manejo de Producto No Conforme.
6.3 Rombo de Seguridad Norma NFPA
(National Fire
Protection Association' (Asociación Nacional de Protección contra Incendios).
·
Todos
los insumos (que requieran) deben contar con la información del rombo de seguridad en cada uno de los rótulos de
identificación.
·
Cuando
un insumo llega con el rombo de seguridad incluido se debe comparar con la hoja
de seguridad suministrado por el proveedor (Esta información la debe
suministrar al Laboratorio de Calidad) si esto no coincide se debe informar
para que realicen la corrección correspondiente.
Figura
1: Rombo NFPA 704
6.4 Hoja de Seguridad
·
Las
hojas de seguridad de los insumos químicos deben permanecer almacenadas en el
almacén y en el laboratorio de control de calidad. Deben estar al alcance de
cualquier persona que la requiera.
6.5 Rotación de los Materiales de Empaque y
Materias Primas
·
En
el almacenamiento de los materiales se deben aplicar la rotación FIFO (First
In, First Out - primero en entrar, primero en salir) salvo que existan Materiales con próximo vencimiento.
·
Para
el Material de Empaque se transfiere a la planta de acuerdo a la fecha de
ingreso a la bodega de la planta.
·
Para
las Materias Primas aplica la rotación FIFO,
salvo que exista alguna Materia Prima que caduque primero se debe
aplicar la rotación FEFO lo que expira
primero, sale primero.
- Para frutas que se despulpan y se
congelan en tambores se siguen los siguientes criterios para asegurar el
FIFO:
Uso de rótulos de colores por
trimestre de esta forma, se asegura que visualmente es más fácil detectar las
materias primas almacenadas.
Enero- Febrero- Marzo
|
Abril- Mayo- Junio
|
Julio- Agosto- Septiembre
|
Octubre- Noviembre-
Diciembre
|
·
El
tiempo máximo definido para congelación(-18°C) de frutas despulpadas sin
procesar es. Tabla 2: Tiempo Máximo de Almacenamiento por Fruta Fresca.
FRUTA
|
Tiempo
Máximo (meses)
|
Lulo
|
6 meses
(+/- 2m)
|
Fresa
|
6 meses
(+/- 2m)
|
Feijoa
|
6 meses
(+/- 2m)
|
Papaya
|
6
meses (+/- 2m)
|
Guanábana
|
12meses
(+/- 2m)
|
Mango
|
12meses
(+/- 2m)
|
Limón
|
12meses
(+/- 2m)
|
Mora
|
12meses
(+/- 2m)
|
Uva
|
12meses
(+/- 2m)
|
Maracuyá
|
12meses
(+/- 2m)
|
Piña
|
12meses
(+/- 2m)
|
Curuba
|
12meses
(+/- 2m)
|
Tomate
de árbol
|
12meses
(+/- 2m)
|
Concentrado
de Naranja
|
24 meses
(+/- 2m)
|
Concentrado
de Mandarina
|
24 meses
(+/- 2m)
|
Concentrado
de Manzana
|
24 meses
(+/- 2m)
|
Concentrado
de Pera
|
24 meses
(+/- 2m)
|
Concentrado
de Durazno
|
24 meses
(+/- 2m)
|
Pulpa
de Tamarindo
|
12meses
(+/- 2m)
|
Pulpa
de Acerola
|
12meses
(+/- 2m)
|
6.6 Restricciones de Almacenamiento
a.
Incompatibilidad:
En la bodega se almacenan diferentes clases de materiales que tienen ciertas condiciones especiales que
deben tenerse en cuenta para su almacenamiento tales como. Tabla 3: Condiciones
de Almacenamiento por Tipo de Insumo
Tipo
de Insumo
|
Condiciones
de Almacenamiento.
|
Área
|
Observaciones
|
Sustancias Químicas
|
Lugar fresco y seco.
|
Cuarto de sustancias químicas.
|
Nunca almacenar con materias primas
o empaques.
|
Frutas
|
Temperatura ambiente o refrigeración
de acuerdo a la condición de la fruta.
|
Cuarto de despulpado.
|
|
Otras Materias primas
|
Lugar fresco y seco.
|
Bodega de Materias Primas.
|
|
Empaques primarios.
|
Lugar fresco y seco, cubiertos con
un plástico o film.
|
Racks de área de empaques.
|
|
Empaques secundarios.
|
Lugar fresco y seco.
|
Racks de área de empaques.
|
b. Técnicas de Almacenamiento: Todo
material se debe colocar en estibas ya sea de madera o plástico en buenas
condiciones de higiene, con medidas de 1 m x 1.20 m . No se debe almacenar ningún material
sobre el piso o contra la pared, el material rechazado y obsoleto si debe estar
dentro del área debe estar muy bien rotulado como obsoleto o rechazado.
·
Las
Materias Primas que presenten un alto riesgo de caída por su volumen como
tambores o canecas no se deben almacenar en partes altas de la estantería por
lo que se recomienda almacenar a un solo nivel, máximo hasta el tercer nivel.
6.7
Aseo en Áreas de Almacenamiento
Esta tarea debe realizarse de acuerdo
al procedimiento para limpieza de área física de la bodega y otras áreas de
almacenamiento descrito en el Programa de Limpieza y Desinfección PR-CAL-002.
6.8
Manejo de Montacargas y Gato hidráulicos
·
El
manejo de Montacargas lo debe hacer una persona capacitada y autorizada.
6.9
Inspección en áreas de Almacenamiento
·
El
Jefe de logística debe realizar una inspección semanal a la bodega y áreas de
almacenamiento existentes en la planta, en la cual se revisan las condiciones
generales y el estado de la estantería.
7.
DOCUMENTOS RELACIONADOS
No
|
Nombre
del Documento
|
Código
|
1
|
Norma
Técnica Colombiana NTC ISO 9001:2008
|
N.A.
|
2
|
Decreto
3075-1997
|
N.A
|
3
|
Resolución
2674 -2013
|
N.A
|
6
|
Formato
de Seguimiento No Conformes
|
FO – CAL - 010
|
7
|
Formato
De Notificación Incidente Producto Terminado
|
FO – CAL - 027
|
8
|
Formato
De Notificación Incidente Producto en Proceso
|
FO – CAL - 023
|
9
|
Formato
De Notificación Incidente Materia Prima, Material de Empaque e Insumos
|
FO – CAL - 013
|
10
|
Formato
de Acciones Correctivas yo Preventivas
|
FO – CAL - 004
|
11
|
Formato de Seguimiento Acciones
Correctivas Y/O Preventivas
|
FO – CAL - 005
|
12
|
Formato
de Derogación Producto No Conforme
|
FO – CAL - 022
|
13
|
Formato de
Solicitud de Acción Correctiva
|
FO – CAL - 011
|
8.
ANEXOS
8.1
Clasificación de productos químicos según la norma NFPA 704
La
NFPA (National Fire Protection Association), una entidad internacional
voluntaria creada para promover la protección y prevención contra el fuego, es
ampliamente conocida por sus estándares (National Fire Codes), a través de los
cuales recomienda prácticas seguras desarrolladas por personal experto en el
control de incendios.
La
norma NFPA 704 es el código que explica el diamante del fuego, utilizado para
comunicar los peligros de los materiales peligrosos. Es importante tener en
cuenta que el uso responsable de este diamante o rombo en la industria implica
que todo el personal conozca tanto los criterios de clasificación como el
significado de cada número sobre cada color. Así mismo, no es aconsejable
clasificar los productos químicos por cuenta propia sin la completa seguridad
con respecto al manejo de las variables involucradas. A continuación se
presenta un breve resumen de los aspectos más importantes del diamante.
La
norma NFPA 704 pretende a través de un rombo seccionado en cuatro partes de
diferentes colores, indicar los grados de peligrosidad de la sustancia a
clasificar.
Figura 2: El
diagrama del rombo se presenta a continuación.
·
ROJO:
Con este color se indican los riesgos a la inflamabilidad.
·
AZUL:
Con este color se indican los riesgos a la salud.
·
AMARILLO:
Con este color se indican los riesgos por reactividad (inestabilidad).
·
BLANCO:
En esta casilla se harán las indicaciones especiales para algunos productos.
Como producto oxidante, corrosivo, reactivo con agua o radiactivo.
Dentro de
cada recuadro se indicaran los niveles de peligrosidad, los cuales se
identifican con una escala numérica, así:
Tabla 4: Tabla
de identificación de colores y escala numérica.
*
La interpretación de los ejemplos debe ser muy cuidadosa, puesto que el hidrógeno
puede no ser peligroso para la salud pero sí es extremadamente reactivo y
extremadamente inflamable; casos similares pueden presentarse con los demás
productos químicos mencionados.
Los símbolos
especiales que pueden incluirse en el recuadro blanco son:
·
OXI Agente oxidante
·
COR Agente corrosivo
·
Reacción violenta con el agua
·
Radioactividad
Tabla 5:
Dimensiones aceptadas para rombo NFPA 704
*Todas las
dimensiones están en pulgadas.
·
W
: ancho de los números o letras.
·
A
: rombo grande
·
B
: rombo pequeño
Tabla 6:
Distancia a la cual las Señales deben ser Legibles
Excepción:
para contenedores con capacidad de un galón o menos, los símbolos pueden ser
reducidos en tamaño, a continuación se indica en la Figura 3, así:
1.
La
reducción debe ser proporcional.
2.
Los
colores no varían
3.
Las
dimensiones horizontal y vertical del rombo no deben ser menores a 1 pulgada
(2.5 cm).
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