PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DE PRODUCTO NO CONFORME (me ayudarías mucho a seguir publicando procedimientos si haces clic sobre la publicidad)
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OBJETIVO (me ayudarías mucho a seguir publicando procedimientos si haces clic sobre la publicidad)
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ALCANCE
Este procedimiento aplica para el producto no conforme
que se genere en: recepción, producto en proceso, producto terminado y
devoluciones de clientes de Alimentos SAS S.A.S.
3
DEFINICIONES
Acción correctiva. Acción tomada para eliminar la (s)
causa (s) de una no conformidad detectada u otra situación indeseable.
Acción preventiva. Acción tomada para eliminar la causa
de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable.
Corrección o Reparación. Acción tomada para eliminar una no
conformidad detectada
Derogación
o Concesión. Autorización
para utilizar o liberar un producto que es no conforme con los requisitos
especificados.
Efecto (de una no
conformidad). Es el
resultado potencial o real de un problema o no conformidad.
Estado de Calidad. se clasifica en 3 estados.
Retenido. Que no se
puede usar hasta que no haya sido revisado nuevamente.
Liberado. Que se
encuentra disponible para su uso
Rechazado. Que no se
puede emplear
Liberación.
Autorización para
proseguir con la siguiente etapa de un proceso
No conforme. Que se encuentre por fuera de los rangos
determinados por la especificación como aceptables.
No Conformidad. No cumplimiento de un requisito
especificado. Comprende las desviaciones o la ausencia de una o más
características de calidad o elementos del Sistema de Gestión de la Calidad en
relación con los requisitos especificados.
No
Conformidad Crítica. Aquella que produce o puede producir producto
no conforme, representando un riesgo significativo inmediato o latente para la
salud o que involucra fraude, adulteración o falsificación de productos y/o
datos. Puede influir negativamente en la calidad, seguridad o eficacia de los
productos y/o en la seguridad de los trabajadores en su interacción con los
productos y procesos durante la fabricación.
Además de colocar en riesgo la imagen de la compañía.
No Conformidad Mayor. Aquella que puede resultar en la producción de un producto
que no cumpla la calidad demostrada en su autorización para la comercialización
de forma consistente.
Otra No
Conformidad. Aquella que no es clasificada como Crítica ni Mayor
pero que indica un incumplimiento de las Buenas Prácticas.
Producto Dado de Baja (Desecho). Acción
tomada sobre un producto no conforme para impedir su uso inicialmente previsto
(Reciclaje, destrucción…)
Producto en Proceso. Producto que se encuentra en
alguno de las etapas de fabricación (mezcla, producto en canecas,
pasteurizado).
Producto Terminado. Producto envasado en su envase
final.
Queja y/o Reclamo. Se considera “reclamo" el
incumplimiento mayor que puede ocasionar conflictos de índole jurídico o cuando
una queja se repite más de tres veces
por un mismo cliente. La queja es el
incumplimiento menor que puede solucionarse mediante una corrección.
Reproceso.
Acción tomada sobre un producto no conforme para que cumpla con los
requisitos
Reclasificación. Variación de la clase de un
producto no conforme, de tal forma que sea conforme con los requisitos que
difieren de los iniciales.
Verificación. Confirmación mediante la aportación de evidencia
objetiva de que se han cumplido los requisitos especificados.
4
RESPONSABLES
Es
responsabilidad de todo el personal que trabaja en la empresa aplicar el
presente procedimiento en caso de presentarse producto No Conforme.
Si
la identificación del no conforme es realizada por el cliente, el proceso
comercial debe reportarlo al proceso de control de calidad para el inicio de la
identificación y trazabilidad del producto en toda su realización hasta
detectar la no conformidad.
El
proceso de control de calidad son los responsables del seguimiento de los No
Conformes detectados Alimentos SAS S.A.S.
La
Gerencia es la responsable de la derogación y/o disposición del producto No
Conforme.
5
GENERALIDADES
Las
formas de dar tratamiento al producto o servicio no conforme en Alimentos SAS
S.A.S son: Reproceso, Reparación (corrección), Concesión, Desecharlo, Permiso
de Desviación y/o Reclasificación.
El
Producto No Conforme se define como el incumplimiento a la(s) característica(s)
de calidad establecida(s) en las Hojas de Control de Manufactura o Planes de
Muestreo de Control de Calidad.
Es
competencia de los responsables del cumplimiento de la(s) característica(s) de
calidad del producto establecida(s) en Hojas de Control de Manufactura o Planes
de Muestreo de Control de Calidad, identificar, registrar y controlar el
producto no conforme.
Los
responsables del cumplimiento de la(s) característica(s) de calidad
establecida(s) en las Hojas de Control de Manufactura o Planes de Muestreo de
Control de Calidad, deben tratar el Producto No Conforme, aplicando las
acciones necesarias para eliminar el incumplimiento.
Se
deben mantener los Registros de la naturaleza de las No Conformidades y de
cualquier acción tomada posteriormente.
Cuando
se corrige un Producto No Conforme, debe someterse a una nueva verificación por
el o los responsables del cumplimiento de la(s) característica(s) de calidad del
producto establecida(s) en las Hojas de Control de Manufactura o Planes de
Muestreo de Control de Calidad, para demostrar su conformidad con los
requisitos.
Cuando
se detecta un Producto No Conforme después de la entrega o cuando ha comenzado
su uso, el Director de Calidad deberán tomar las acciones apropiadas respecto a
los efectos, o efectos potenciales, de la No Conformidad.
6 DESARROLLO
El Sistema
Integral de Gestión de Alimentos SAS S.A.S, maneja las No Conformidades de la
siguiente manera:
1.
No
Conformidades Menores, desviaciones leves en el proceso que no afectan la
inocuidad del producto, ni calidad del producto y que se pueden corregir de
inmediato. Estas se registran en el
Formato de Reporte de No Conformes Menores
2.
Para
las No Conformidades mayores o críticas el proceso se hace según el lugar donde
se origine la detección:
a.
No
Conformidades de Materia Prima, Insumos y Material de Empaque.
b.
No
Conformidades en Producto en Proceso
c.
No
Conformidades en Producto Terminado, Almacenamiento, Despacho y
Devoluciones de Clientes
Grafico
1. Diagrama de flujo de una para definir Criticidad
Los
responsables de las derogaciones y/o disposiciones de producto No Conforme se darán
de acuerdo al nivel del defecto y después de realizar una reisnpección tal como
se describe en el Procedimiento Para Inspección
por Atributos, los responsables serán.
MAYOR Y/O CRÍTICA. Gerencia y Director de Control de
Calidad.
Como
evidencia de esto se dejarán los registros firmados y/o correos enviados
para su autorización.
A
continuación se describe el ciclo del No Conforme, Gráfico 2:
6.1
Detección de Producto No Conforme en Materia Prima, Material de Empaque
e Insumos
En
el momento que una no-conformidad de un insumo, materia prima o material de
empaque (incumplimiento por parte del proveedor con los requisitos
especificados) es detectada ya sea por el Laboratorio de Control de
Calidad, Producción o en recepción de
materias primas y material de empaque, el área que detecta la no conformidad
debe confeccionar una Notificación de Incidente, dejando registrada la no
conformidad para enviarla al proceso de Calidad y Proceso de Producción en
menos de 24 horas de ocurrido el incidente, para que se investigue y gestione
el incidente con el proveedor.
El
producto rechazado en el momento del recibo debe ser devuelto a proveedor de
inmediato, el Jefe de Laboratorio notifica al Director logístico para informar
el incidente al proveedor.
Todos los soportes de no conformidades
sirven como evidencia al momento de la evaluación de proveedores, tal como se
describe en el Procedimiento para la Selección, Evaluación y Reevaluación de
Proveedores.
6.1.1 Identificación
El
producto no conforme debe ser identificado por el proceso de control de
calidad, según su estado de calidad en el formato de identificación de materia prima, material de empaque e insumos.
6.1.2 Plan de Acción
El
Proveedor es responsable de implementar un plan de acción por cada incidente, y
de ser necesario en planta se tomaran también medidas para evitar el incidente.
6.1.3 Seguimiento y Verificación de la Efectividad
La
Jefatura de Laboratorio y quien compra, verifica la implementación de la Acción
Correctiva / Preventiva del proveedor y su efectividad en el plazo estipulado
de acuerdo al tipo de acción convenida.
6.2 Detección de Producto No Conforme en Proceso
La
detección de una no-conformidad de producto en proceso puede ser efectuada en
las áreas de Selección, Despulpado y troceado, Mezclas, Pasteurización,
esterilización y envasado o en el laboratorio de Control de Calidad.
Los
Laboratorista son los responsables de realizar todos los análisis al producto
en proceso dando cumplimento a lo descrito en
las hojas de control de manufactura y deben ser solicitados por los
líderes de proceso en caso de tener sospecha de una desviación en el proceso.
Cuando
en alguna etapa del proceso se encuentra un producto con un parámetro fuera de
especificación se debe comunicar al Jefe de producción y/o Jefe de Laboratorio,
para tomar la acciones necesarias y registrarlas, indicando el tipo de no conformidad y el tratamiento dado al producto.
6.2.1 Identificación
La
fruta no conforme que se retira en la etapa de preselección debe ser depositada
en las canecas destinadas (marcadas con una franja roja) para dicho fin
teniendo en cuenta lo establecido en el programa de residuos sólidos.
El
producto no conforme del área de selección se dispone en canastillas, las
cuales una vez se retiren del área de producción deben depositarse en las
canecas destinadas para desecho orgánico, cumpliendo con lo establecido en el
programa de residuos sólidos.
El
producto en proceso que se evidencie por fuera de parámetros o se sospecha de alguna
desviación se debe identificar de la siguiente manera.
•
Producto
Retenido
•
Producto
rechazado
•
Producto
que cumple con los requisitos no tiene ninguna
identificación.
6.2.2 Plan de Acción
El
líder del proceso es responsable de implementar un plan de acción por cada
incidente notificado, puede reprocesar o corregir según sea el caso, hasta
ajustar parámetros, sin afectar la calidad e inocuidad del producto.
En
caso de ser rechazado se debe dar de baja como se describe el procedimiento
para tal fin y manejar el residuo de acuerdo al programa de manejo integral de
residuos.
6.2.3 Seguimiento y Verificación de la Efectividad
La
Jefatura de Laboratorio verifica el cumplimiento de parámetro de calidad
después de reprocesar o corregir un producto para su posterior liberación.
6.3 Detección de No Conformidad Producto Terminado
La
detección de una no-conformidad de Producto Terminado en bodegas, puede ser
efectuada por el proceso logístico o por el laboratorio de Calidad de Alimentos
SAS S.A.S o por comercial o por el cliente después de la entrega.
6.3.1 Identificación
Si
el producto aún no ha salido de las
instalaciones de Alimentos SAS S.A.S, se debe identificar su estado de calidad
por el proceso de control de calidad en el formato de control de estibas y
notificar a los procesos afectados de la desviación encontrada.
Cuando
el producto sea aceptado por concesión autorizada por el cliente, por no
existir riesgos de inocuidad, se deben mantener los registros de la
autorización por parte de la gerencia,
para proceder con su liberación.
Para
el caso de las devoluciones por los
clientes estas deben ser registradas en el formato “Control de
devoluciones” e identificadas como
Producto No Conforme, para su revisión por parte de Control de Calidad.
Si
la No Conformidad es detectada por el cliente al momento del consumo se debe
tratar como una Queja o Reclamo y debe manejarse tal como se describe en el
Programa de atención de Quejas y Reclamos.
6.4 Registros
El
producto no conforme se identifica a través de los registros de control de
calidad, donde deben resaltarse las características no conformes detectadas y para cada una de las cuales deben registrarse
en las siguientes planillas según sea su caso.
a.
Formato
de Reporte de No Conformes
Menores.
b.
Diligenciar el formato de notificación de
incidente según sea el caso y enviar al proceso responsable.
c.
Para los casos donde se derogue se debe
diligenciar el Formato de Derogación de
Producto No Conforme y firmado por la Gerencia.
d.
En caso de requerirse se debe diligenciar el
Formato De Acciones Correctivas y/o Preventivas (No conformidades críticas y/o
mayores).
e.
Cuando se requiere de inversión en un plan de
acción se debe diligenciar el Formato de Seguimiento De Acciones Correctivas
y/o Preventivas.
f.
Cuando se requiera una Acción correctiva por
parte del área generadora de la No Conformidad se debe diligenciar el Formato de Solicitud de Acción Correctiva.
g.
En caso de requerirse recall de producto se
deben diligenciar los formatos mencionados en el Procedimiento de Retirada y/o
Recogida de Producto.
6.4 Reprocesos
El producto obtenido de una No Conformidad se puede emplear y reprocesar
hasta cumplir con los requisitos de calidad, solamente cuando la inocuidad del producto, su calidad, la trazabilidad y el cumplimiento con los requisitos legales sean
mantenidos ver Política de Reprocesos.
6.5
Producto Dado de Bajo - Desecho
El producto obtenido de una No
Conformidad donde se compromete su inocuidad o no es posible su recuperación se
debe manejar como producto dado de baja y su disposición será para desechos ver
Procedimiento de Producto Dado de Baja.
6.6 Recall de Producto – Recogida de Producto
Cuando
se ha entregado producto fuera de especificaciones o no conforme se debe establecer
un procedimiento de comunicación para informar a todos los entes
involucrados, sobre el evento, tanto a nivel nacional e internacional para
evitar que se consuma o que se continúe consumiendo y realizar su recogida de
manera eficaz, de tal modo que se proteja la imagen de Alimentos SAS S.A.S y la
salud de los consumidores En caso de requerirse recall de producto se
debe hacer de acuerdo a lo descrito en
el Procedimiento de Retirada y/o Recogida de Producto.
6.7 Planes de Acción
La apertura de una Acción Correctiva inicia cuando se exceden los límites críticos o existe no
conformidad con los PPR operacionales, de igual modo se produce a raíz
de la detección de un problema individual de importancia significativa, o bien
de un problema menor repetitivo, la acción preventiva se genera con el fin de
eliminar las causas de problemas potenciales y evitar su ocurrencia, esta
actividad se hace de acuerdo a lo descrito en el procedimiento de acciones correctivas,
preventivas y de Mejora
7.
DOCUMENTOS RELACIONADOS
No
|
Nombre
del Documento
|
1
|
Norma
Técnica Colombiana NTC ISO 9001.2008
|
2
|
Decreto
3075-1997
|
3
|
Resolución
2674 -2013
|
4
|
Política
de Reprocesos
|
5
|
Programa
De Manejo De Residuos Sólidos y Líquidos
|
6
|
Procedimiento Para Inspección por Atributos
|
7
|
Procedimiento
de Retirada y/o Recogida de Producto
|
8
|
Procedimiento
para Producto Dado de Baja
|
9
|
Formato
de Reporte No Conformes Menores
|
10
|
Formato
De Notificación Incidente Producto Terminado
|
11
|
Formato
De Notificación Incidente Producto en Proceso
|
12
|
Formato
De Notificación Incidente Materia Prima, Material de Empaque e Insumos
|
13
|
Formato
de Acciones Correctivas yo Preventivas
|
14
|
Formato de Seguimiento Acciones
Correctivas y/o Preventivas
|
15
|
Formato
de Derogación Producto No Conforme
|
16
|
Formato de
Solicitud de Acción Correctiva
|
7.
ANEXOS
N.A
Comentarios
GRACIAS...