PROCEDIMIENTO PARA INDUCCION Y REINTEGRO EN
EL CARGO
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Cargo
que Elabora
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Cargo
que Revisa
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Cargo
que Aprueba
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Director de operaciones
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Gerente
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Gerente
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Fecha
de Aprobación
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Agosto de 2017
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1
OBJETIVO
En la búsqueda de los
mecanismos que coadyuven al desarrollo y aprovechamiento del potencial del trabajador,
se ha diseñado el
presente Manual de Inducción,
con el objeto de mantener informados a los nuevos trabajadores
sobre la actividad a que se dedica Tybso S.A.S, beneficios que brinda y
presta, derechos y deberes; con el fin
de lograr la identificación del
trabajador con la organización y, proporcionar
a su vez
al recién llegado,
las bases para
una adaptación e integración con su grupo de trabajo y con
el trabajo en sí; y de ésta manera alcanzar los niveles de productividad deseados.
2
ALCANCE
La Inducción y Reinducción es una propuesta que está orientada a
ofrecer una herramienta que consienta a Tybso S.A.S, como entidad, lograr que
sus trabajadores se adapten y se identifiquen con ella, para mantener los
elevados estándares de calidad de servicios y para formar y conservar
trabajadores eficientes, altamente motivados, estimulados y capacitados. Debe
ser aplicado a cada uno de sus empleados, a fin de aprovechar tan importante
técnica para la mejor administración de sus Recursos Humanos.
3
DEFINICIONES
Programa de
inducción. Proceso por el cual se introduce personal de nuevo ingreso reingreso en
las actividades de la empresa, se le indican sus responsabilidades principales
y se le comunican los derechos y obligaciones implicados el ejercicio de su función. El proceso de
inducción constituye el primer paso en la planeación de un plan de carrera.
Reclutamiento y
Selección. Proceso administrativo para la identificación de candidatos e
incorporación de personal a Tybso S.A.S, realizado a partir de la definición de
las necesidades de la organización, sus objetivos y resultados previstos.
Plan de vida. Proceso
continuo por el cual un individuo establece sus metas de desarrollo e
identifica los medios para alcanzarlas. Las carreras individuales y las
necesidades organizacionales no son cosas separadas y diferentes. Tybso S.A.S
busca orientar a los empleados en la planeación de su vida para satisfacer las
necesidades de ambos.
Evaluación. Actividad
sistemática de seguimiento del desempeño y resultados de las actividades de un
empleado en el contexto de la organización. El punto de partida para la
evaluación se define en la descripción de puesto y el perfil del mismo; con
base en éste, se construye el plan de carrera en el cual se identifican las
áreas de oportunidad y necesidades de mejora en el desempeño del empleado.
Descripción
de Puesto y Perfil. Documento que describe el objetivo, responsabilidades,
principales funciones, competencias y características necesarias para asegurar
el logro de los resultados previstos en el desempeño de una actividad técnica o
profesional. En Tybso S.A.S se denominan CIO Cartas de Identificación
Ocupacional.
Contrato. Convenio formal
entre dos o más personas para constituir, reglar, modificar o extinguir un
vínculo. En este caso se trata de un documento en el cual se establecen los
términos de la relación entre Tybso S.A.S y el empleado o prestador de
servicios. Se consideran tanto los contratos de honorarios como los que
corresponden al personal de estructura (base y confianza).
Expediente del
Trabajador. Conjunto de documentos por Recursos Humanos en los cuales se describe
la trayectoria del empleado dentro de la organización. El expediente incluye
documentos de identificación, certificaciones y reconocimientos de formación,
registros de incidencias, movimientos, contrato(s), nombramientos, etc.
4 RESPONSABLES
Es responsabilidad de todo el personal
de la empresa conocer a cabalidad este procedimiento y realizar el proceso de
inducción o reinducción según sea el caso en su puesto de trabajo.
Es responsabilidad de los líderes de
proceso, servir de facilitadores para ejecutar el siguiente procedimiento.
Es responsabilidad de Gestión Humana,
conservar en el archivo todo el expediente de los trabajadores y verificar que
todos los documentos se encuentren en orden y el cumplimiento de los requisitos
de los colaboradores en su cargo.
5 GENERALIDADES
La implementación de un programa de inducción permite a todo el
personal, tanto al fijo como al nuevo ingreso, conocer todo lo referente a
valores, misión, visión, objetivos,
reseña histórica, políticas, normas, servicios que presta, estructura
organizativa, beneficios socioeconómicos, instructivos, procedimientos, etc.; y
toda aquella información necesaria para la identificación del mismo con la
entidad, teniendo en cuenta los
siguientes puntos:
- Proporcionar al
funcionario información referente al contexto general donde ingresa; es decir, su
historia, estructura, evolución y actividad a que se dedica.
- Dar a conocer a los nuevos
trabajadores sobre sus derechos y deberes dentro de la entidad a la cual
ingresa.
- Suministrar al funcionario
actividades de desarrollo y de adiestramiento de personal.
- Contribuir a la
identificación del
funcionario con su situación de trabajo
y todo lo que ello implica.
- Mantener informado a todo
el personal de los cambios que se produzcan en la institución, en cuanto a
políticas, normas, procedimientos y cambios de estructura.
- Proporcionar al
funcionario que ingresa, las
bases para una adaptación con su
grupo de trabajo.
- Los funcionarios
deben creer que el esfuerzo
producirá satisfacciones, gratificaciones y recompensas.
- Orientar el trabajo específico
del empleado, es necesario familiarizar al empleado con el lugar de trabajo.
- Mostrarle su lugar
específico de trabajo, el mobiliario, equipo e instrumentos de trabajo.
- Mostrarle los artículos y
suministros necesarios para el desempeño de sus labores, así como el
procedimiento con que deben solicitarse cuando se agoten.
- Explicar la organización
departamental y general y su relación con otras actividades de la entidad.
- Explicar la contribución
individual del empleado a los objetivos del proceso y sus asignaciones
iníciales en términos generales.
- Explicar el programa de
capacitación de la organización.
- Preguntar dónde vive el
empleado y cuáles son las facilidades de transporte.
- Explicarle las condiciones
de trabajo:
·
Horas de trabajo
·
Entrada para empleados
·
Horas de comida
·
Llamadas telefónicas y correo personal
·
Políticas
·
Días de pago y procedimientos para recibir el pago
·
Escritorio, archivos
·
Otros
- Requerimientos para la
conservación del empleo: explicar los criterios de la entidad en relación con:
·
Cumplimiento de las responsabilidades
·
Asistencia y puntualidad
·
Manejo de información confidencial
·
Conducta
·
Apariencia general
·
Uso de la dotación de acuerdo al área de trabajo
-
Presentar el nuevo colaborador a la alta dirección y a los demás
directivos de la entidad.
6
DESARROLLO
6.1 Políticas y Normas del
Programa de Inducción
6.1.1
Políticas
- El área administrativa
conjuntamente con los jefes inmediatos donde esté ubicado el nuevo
trabajador, deben ser
los encargados de
realizar el proceso
de Inducción de la
organización.
- Todo el personal que
ingrese a Tybso S.A.S debe ser sometido al proceso de inducción, con el fin de
facilitar la información que permita lograr la identificación con la
organización; de tal forma que su
incorporación cubra todos los
aspectos de un adecuado ajuste a
su puesto de trabajo.
- El Área administrativa o
de Talento Humano debe informar todo lo
relacionado con la entidad; misión, visión,
historia, estructura organizativa,
beneficios socioeconómicos,
reglamento interno, normas de seguridad y normas de conducta interna.
- El Programa de
Inducción, será evaluado periódicamente
por el Proceso de Recursos Humanos,
conjuntamente con el Jefe inmediato;
con el fin de realizar los
ajustes necesarios que aseguren la permanencia del programa.
- El Programa de Inducción, debe
estar sujeto a cualquier cambio que se produzca en la Tybso S.A.S, con el
objeto de mantenerlo actualizado.
- Todo el personal que sea
movido de su puesto de trabajo o se retire por más de un (1) mes de labor
cotidiana, se le deberá realizar proceso de reinducción en el cargo o de
inducción si es un nuevo cargo.
6.1.2
Normas
- Los jefes de cada área
conjunto el proceso de Recursos Humanos, son los encargados de coordinar el
Programa de Inducción, igualmente velará por el desarrollo del mismo.
- El Proceso de Inducción se
realizará, con una duración de veinticuatro (24) horas. De igual forma para los
funcionarios antiguos se realizarán jornadas de REINDUCCIÓN con la misma
intensidad horaria.
-
El proceso de Recursos Humano dará a conocer al nuevo trabajador, el
Protocolo Ético, el Código de Ética, el Manual de Bienestar Social y el
Reglamento Interno de Trabajo.
- La Inducción específica
del puesto, será realizada
por el Jefe inmediato realizando
las actividades necesarias
para lograr el cumplimiento de este objetivo.
- El jefe del proceso debe
facilitar los manuales, instructivos, procedimientos para el correcto desempeño
en su puesto de trabajo.
- Todos los colaboradores
pasaran por las áreas de producción donde se les explicara el proceso productivo,
y por el representante de la dirección del sistema integrado de gestión, donde
se les desplegara la política integral, objetivos del SIG y los estándares que
se manejan para preservar la calidad e inocuidad de nuestros productos.
- El Programa de Inducción
debe ser revisado periódicamente por el jefe de Recursos Humanos.
6.2 Actividades de
inducción
6.2.1
Primera etapa: bienvenida
Esta fase tiene
como finalidad el
recibimiento de los
nuevos trabajadores, dándoles
la bienvenida a la
organización, donde el jefe
de recursos humanos realizará las siguientes
actividades:
• Recibe al nuevo trabajador
y les indica los documentos necesarios para la legalización de su ingreso,
contrato de trabajo, vinculación a la ARL, EPS, Caja de compensación y lo
indicado en el código sustantivo de trabajo y beneficios extralegales que
llegase a tener el empleado.
• Comunica a los
responsables de los temas que aparecen en el formato de Inducción al personal para
que realicen la inducción correspondiente.
• Dirige al trabajador al
sitio donde se dictara la inducción general.
• Informa la finalidad del
proceso de inducción.
• Entrega de la CIO Cartas de Identificación Ocupacional, el
Reglamento Interno de trabajo
6.2.2
Segunda etapa: Introducción a la Organización
En esta etapa
se suministra al
nuevo trabajador información
general sobre Tybso S.A.S en objeto de facilitar su integración con la
organización.
• Reseña Histórica
• Organigrama Actualizado
• Política Integral
• Visión
• Misión
• Objetivos de Calidad
•
Valores Corporativos
•
Protocolo Ético
• Funciones y
responsabilidades
• Planes y proyectos del
proceso al cual pertenece
• Los riesgos del proceso y
los planes de acción pendientes.
• Asistencia: Debe cumplir
con el horario establecido por la organización. En caso de no
poder asistir a su trabajo
esta inasistencia debe
ser notificada inmediatamente para
solicitar el permiso
correspondiente
•
Informando los Deberes del Empleado
Confidencialidad: Debe guardar absoluta
confidencialidad de su gestión de trabajo y mantener resguardados todos
los documentos, a
fin de evitar
su extravió y
el que personas
no autorizadas conozcan su contenido.
Calidad de Servicios: Independientemente
del cargo que ocupe y del área de trabajo, la calidad del servicio es de vital
importancia. Debe mantener en todo momento buenas relaciones con el personal y
el cliente, además, de atender las labores encomendadas con responsabilidad y
eficiencia.
Relaciones con los
empleados:
La relación con nuestros empleados tiene como base el respeto a la
dignidad de individuo sin discriminación de raza, religión, nacionalidad,
color, sexo, edad, ni
inclinación sexual, estado civil
o familiar o incapacidad no relacionada
a la función disponible.
6.2.3
Tercera etapa: Entrenamiento en el Cargo
El entrenamiento es un método sistemático y práctico para orientar
a una persona sobre cómo hacer su trabajo correctamente, con seguridad y
eficiencia desde la primera vez. El propósito es
brindar toda la información
necesaria para que la persona pueda
desarrollar las habilidades y destrezas que le
permitan desempeñar su trabajo
con estándares de calidad, productividad, control de costos y seguridad,
que la entidad ha definido desde el momento que inicie sus labores, sujeto a la
ley 100 de 1993. “El ser humano necesita recibir instrucción sencilla e
inteligente sobre lo que se espera
que haga, como lo puede hacer
y que constituye un
trabajo bien hecho”. (Lawrence Appley).
El jefe del área designara una persona
tutora quien será la responsable de acompañar y guiar al colaborador en proceso
de inducción o reinducción, con el ánimo de responder dudas y garantizar el
correcto aprendizaje en su puesto de trabajo.
Cada semana durante el período de
prueba (dos meses) el jefe inmediato realizara retroalimentación con el
colaborador para evaluar proceso de aprendizaje en su puesto de trabajo.
De acuerdo a cada área se define claramente los
objetivos en términos de las habilidades o destrezas que se espera
adquiera el trabajador al finalizar el periodo de entrenamiento, se tendrá en
cuenta el Manual de Funciones y Perfil de Cargos, respecto a estas
necesidades, donde se determinaran las características principales de la
persona a entrenar.
6.4 Programa de Reinducción
El proceso de reinducción al igual que la inducción, forman parte
de un proceso progresivo de formación y aprendizaje de los empelados, indispensable
para su desarrollo humano en la entidad y para que ésta pueda cumplir
adecuadamente su misión. El desarrollo del programa de Reinducción se realizará
teniendo en cuenta el contenido y duración del programa de inducción al
personal, descrito anteriormente. Para ello se tendrá en cuenta los resultados de
la evaluación de
desempeño del personal. Este programa de
Reinducción se desarrollará
en jornadas con
todo el personal,
donde se expondrán algunos de los siguientes temas:
• Marco estratégico
• Planes de Mejoramiento
• Marco Ético
• Valores Corporativos
• Actividades de
Capacitación y Bienestar Social
• Funciones y
responsabilidades
• Modelo de operación por
procesos
• Políticas misión, visión e
indicadores.
• Actividad de
gestión de conocimiento
para que las
personas que han recibido
capacitaciones técnicas y especiales socialicen lo aprendido y las mejoras que
se pueden implementar en la entidad.
6.5 Evaluación y
Seguimiento
Durante el Programa de Inducción o
Reinducción el trabajador deberá llenar un formato suministrado por recursos humanso , como evidencia del proceso
efectuado.
El propósito de esta etapa es garantizar un desarrollo adecuado del Programa de Inducción, y retroalimentar
el programa, realizando los ajustes necesarios si fuese el caso, esta actividad
se realizará finalizado el período de prueba que es de dos (2) meses. En esta
fase se evalúan los resultados obtenidos, con la aplicación del formato
Evaluación de desempeño, a fin de aplicar los correctivos correspondientes, siendo
responsable de esto el Proceso de Recursos Humanos.
7. DOCUMENTOS RELACIONADOS
No
|
Nombre
del Documento
|
Código
|
1
|
Decreto
3075 de 1997
|
N.A
|
2
|
Resolución
2674 de 2013
|
N.A
|
3
|
Ley 100 de 1993
|
N.A
|
Comentarios