1. SELECCIÓN
1.1. Levantamiento de Perfiles y Acuerdos Iniciales de Operación.
1.2. Gestión de la
Requisición.
1.3. Reclutamiento Especializado de Impacto.
1.4. Entrevista de Preselección.
1.5. Aplicación, Calificación y Análisis de Pruebas Psicométricas.
1.6. Entrevista de Incidentes Críticos.
1.7. Seguimiento Personalizado.
1.8. Actuación de Buena Fe.
1.9. Procesos Adicionales.
1.10. Alcance de Responsabilidad.
2. CONTRATOS
2.1
Acuerdos
2.2
Orden de Contratación
2.3
Arqueo de Personal
2.4
Contacto
3. REGIMEN
DISCIPLINARIO
2.1
Diligencia de
Descargos
2.2
Llamado de Atención
2.3
Suspensión
Disciplinaria
4. INCAPACIDADES
5. NÓMINAS
7.1
Acuerdos
7.2
Responsabilidades de
Activos S.A.
7.3
Responsabilidades del
Cliente
6. RETIROS
8.1
Reporte de Novedades de Retiro
8.2
Paz y Salvo
8.3 Contacto
8.4 Arqueo de Personal Nominas
7. SERVICIO AL
CLIENTE
7.1. Solicitudes Quejas y Reclamos No Atendidos
8. OFICINA VIRTUAL
9. FORMATOS EST
10.
MATRIZ DE
COMUNICACIONES
Contar de manera
oportuna con el Talento Humano adecuado a sus necesidades y orientado al
cumplimiento de sus objetivos, es un requisito fundamental para las empresas en
este momento. Por este motivo el Grupo
de Empresas de ACTIVOS S.A, ha diseñado un Servicio de Selección basado en las
necesidades de cada cliente, donde se
ofrece un proceso eficiente y novedoso
que apoya a las empresas a adquirir el mejor Talento Humano.
El proceso de
selección llevado a cabo por nuestra compañía, es un proceso completo,
estructurado y fundamentado en argumentos funcionales, que tiene como fin
elegir a los candidatos más idóneos para cubrir las vacantes solicitadas por la
organización cliente, tomando como base los parámetros internos, necesidades y
requerimientos propios de las empresas en materia de personal.
El servicio de selección está diseñado con el fin de
realizar el reclutamiento, la evaluación y el envío de candidatos a entrevista
a la Empresa Usuaria ,
con base en las necesidades y perfiles requeridos por el cliente, con el fin de
que sean contratados por Activos S.A. en misión en la Empresa Usuaria.
¿EN QUE CONSISTE EL SERVICIO DE SELECCION DE PERSONAL?
Contamos con un
Proceso de Selección de personal estándar, que luego de ser estudiado por
nuestros clientes puede ser modificado
de acuerdo a sus necesidades o requerimientos.
Aunque el número de
pasos que siguen las diversas organizaciones varía, prácticamente todas las
compañías modernas ejecutan un proceso de selección. Nuestro Departamento de
Selección busca ayudar a su organización a identificar al candidato que mejor
se adecue a las necesidades específicas del cargo y a las necesidades generales
de su compañía pretendiendo garantizar el mejor talento humano disponible en el
mercado, ajustado a las condiciones corporativas y a la cultura de su compañía.
El proceso de selección
que adelantamos incluye los siguientes pasos:
• Levantamiento de Perfiles y Acuerdo
Inicial.
• Gestion de la Requisición.
• Reclutamiento Especializado.
• Entrevista de Preselección
(preliminar).
• Aplicación,
calificación y análisis de pruebas psicométricas de acuerdo con el perfil del
cargo.
• Entrevista de incidentes críticos
basada en gestión por competencias.
• Referenciación
telefónica laboral, personal, educativa (opcional, previa negociación con el
cliente)
• Entrega de Informes Finales.
1.1.
Levantamiento de Perfiles y
Acuerdo Iniciales de Operación
Es el inicio del
proceso de selección y es generado por el Coordinador de Servicio de Selección
que le ha sido asignado para administrar sus requerimientos. Esta labor se realiza al inicio de la
negociación y busca identificar y parametrizar todos los requisitos que se
deben incluir en el proceso de selección para garantizar la calidad del personal
que se envía.
En nuestro aplicativo
informático de selección se incluyen estos requisitos y se convierten en
parámetros de control del proceso en los siguientes ítems:
-
Las condiciones de Perfiles,
-
Pruebas Psicotécnicas a aplicar.
-
Parámetros por tiempos de respuesta específicos,
direccionamiento de responsables e interlocutores de cada etapa del proceso,
-
Servicios complementarios como Visita Domiciliaria,
Verificación de Referencias o Estudio de Seguridad, alternativas que serán
evaluadas por las personas designadas por el cliente en cada caso.
El levantamiento de esta información la realizamos a
través de los Parámetros de Operación, las condiciones de Perfiles, pruebas,
tiempos de respuesta específicos, responsables e interlocutores de cada etapa
del proceso, y los servicios complementarios como Visita Domiciliaria o Estudio de Seguridad, alternativas que
serán evaluadas por las personas designadas por el cliente en cada caso. Este
servicio se prestará en las ciudades en las que el Activos tenga presencia. Una
vez definidos los parámetros de operación, estos serán ingresados al sistema y
serán divulgados a nivel nacional por parte del Coordinador de Servicio de
Selección, quien efectuara el control del proceso en todas las sucursales.
Los compromisos de
número de candidatos y días de entrega dependen del número de vacantes
solicitadas, el detalle del perfil de cada cargo y la ciudad en la que se
requiere la vacante; esto se afinará en cada caso con el cliente antes de cada
solicitud, si son procesos masivos se hará un plan de trabajo con pactos de
entrega.
Adicionalmente
nuestro aplicativo permite la definición y evaluación de las competencias
propias de cada empresa cliente. Es posible parametrizar las competencias que
nuestros clientes definan e incluirlas en nuestro informe de selección,
asignando una calificación cualitativa orientada al cargo solicitado, esto debe
ser solicitado a nuestro Coordinador de Servicio de Selección.
1.2.
Gestión de la Requisición
Con el fin de dar inicio al proceso de selección es
indispensable que la empresa usuaria envíe a ACTIVOS S.A. una requisición
formal del personal que requiere. Esta
requisición debe ser remitida por escrito (Correo electrónico o portal),
teniendo en cuenta el perfil y las condiciones de la vacante. La requisición
deberá ser enviada al correo electrónico selección@activos.com.co, con copia
al coordinador de servicio de selección asignado, quien efectuara el
seguimiento y el control pertinente al desarrollo del proceso.
Para garantizar la
claridad de la requisición esta se podrá realizar en el Formato Único de Requisición de
Personal (FS01), definido por Activos S.A., ó un formato estándar (o
correo electrónico) de la empresa usuaria que contemple la misma información o
como mínimo:
Perfil
Detalle del perfil
requerido especificando la educación, formación, experiencia, resumen de
funciones, conocimientos adicionales y particularidades que se deben tener en
cuenta.
Condiciones de la Vacante
Detalle de las particularidades
de la vacante como cantidad de personal requerido, ciudad, salario básico y
auxilios (si los tiene), horario, tipo y duración del contrato, área en la cual
laboraría, persona de contacto para entrevista
Datos de contacto para entrevista:
Detalle del nombre,
cargo, dirección y fecha propuesta para entrevistar el personal.
Anexo: adjunto a este
instructivo enviamos el Formato Único de Requisición de Personal
(FS01)
1.3.
Reclutamiento Especializado de
Impacto
Se denomina Reclutamiento al procedimiento de identificar,
interesar y ubicar a candidatos capacitados y competentes con el fin de cubrir
las vacantes existentes. El proceso de reclutamiento se inicia con la búsqueda
y termina cuando se reciben las solicitudes de empleo por parte de los
candidatos interesados. Se obtiene así un conjunto de solicitantes, del cual
saldrán posteriormente los nuevos empleados en misión de nuestras empresas
clientes.
Los perfiles de los cargos solicitados se constituyen en instrumentos
esenciales para todo el proceso y proporcionan la información básica sobre las
funciones y responsabilidades que incluye cada vacante. Nuestro sistema de
información permite la realización de la perfilacion y clasificación de hojas
de vida para todos los cargos, así como su constante depuración y/o
actualización. Adicionalmente podemos efectuar reclutamiento por intermedio de
nuestra página WEB, en la cual los posibles candidatos aplican sus hojas de
vida a diferentes solicitudes existentes.
Banco
Permanente de Datos
Para todos los cargos se utiliza, las hojas de vida que
llegan a nuestras instalaciones las cuales son reclutadas utilizando campañas
permanentes de publicidad, perifoneo, conocimiento y posicionamiento de nuestra
marca, las cuales en Bogotá oscilan entre 500 y 600 H.V. recibidas al día; igualmente utilizamos la informacion de
nuestros colaboradores que han culminado sus labores en nuestras empresas
clientes y han demostrado un buen
desempeño; ofreciéndoles nuevamente opciones laborales, de acuerdo con las
posibilidades y teniendo en cuenta las restricciones; potencializamos las bases de datos de
nuestros aliados como El Empleo, Computrabajo, Ofertas laborales, Bumerang,
Zona Jobs, entre otros buscando mantener actualizada y enriquecer
adicionalmente nuestra base de datos interna que posee más de 70.000 hojas de
vida evaluadas.
1.4.
Entrevista de Preselección
En esta entrevista
preliminar, nuestro equipo de selección identifica de manera previa a la
evaluación por competencias el interés del candidato en la vacante y una
validación preliminar del cumplimiento del perfil de forma documental y en
presentación personal.
1.5.
Aplicación, Calificación y Análisis
de Pruebas Psicotécnicas
Nuestra organización
cuenta con una amplia gama de pruebas sicólogas que pueden aplicarse a los candidatos según el perfil requerido y
las cuales ofrecen al sicólogo evaluador los rasgos o características de
personalidad del individuo (candidato) buscando analizar comparativamente si el
tipo de personalidad evidenciado se ajusta a lo que requiere la empresa cliente
en la vacante a ocupar.
Dentro de las pruebas
que nos permiten medir aspectos tales como:
ü Inteligencia General y de Desarrollo.
ü Aptitudes Generales y
Específicas.
ü Cuestionarios de Personalidad (clínicos, proyectivos, competencias,
entre otros), las cuales validan los aspectos volitivos y afectivos de la
persona principalmentees decir los aspectos no intelectuales.
ü Rendimiento: Este tipo de pruebas están diseñadas para medir la
capacidad de ejecutar una cierta actividad especifica pero en el momento de la
prueba, como un hecho actual.
Adicionalmente y con
base en los requerimientos del cliente estamos en la capacidad de efectuar la aplicación
de pruebas Técnicas o pruebas laborales (previo acuerdo, no incluidas inicialmente),
las cuales suele hacer el futuro jefe inmediato a fin de verificar que el
candidato cuenta con los conocimientos técnicos y/o habilidades operativas que
el puesto exige. Las pruebas Técnicas, prácticas o de idoneidad son
instrumentos que permiten evaluar la compatibilidad entre los aspirantes y los
requerimientos del cargo.
1.6.
Entrevista de incidentes
críticos.
La entrevista de
selección busca como objetivo fundamental reunir y validar toda la información
que sea posible desde el punto de vista del entrevistador, siendo un
procedimiento de comunicación recíproca, aunque la entrevista es un método muy
antiguo, es sin lugar a duda la clave para un buen proceso de selección de
personal.
Los candidatos que se
ajusten al perfil solicitado por el cliente y que sean enviados por El grupo
Empresarial Activos S.A., con el fin de cubrir la vacante requerida, contaran con
un proceso de selección que permitirá a nuestros profesionales acercarse a los
rasgos sobresalientes del individuo y mediante el procedimiento de entrevista presentaran elementos de juicio
con el fin de emitir un concepto psicológico y organizacional frente a la
competencia del candidato.
Una vez evaluado el
personal, y contando con un número de candidatos que nos permita seleccionar al
personal más competente a través de aspectos como educación, formación y
experiencia, se logra concretar a los candidatos y así enviar el número de
candidatos acordados por vacante, de acuerdo a la requisición del cliente; la
confirmación de estos aspectos se realiza durante el procedimiento de entrevista,
por verificación de datos con el candidato y verificación física de sus
documentos soporte.
Frente a las
competencias requeridas, solo se evalúan aquellas medibles, a través de entrevista
y pruebas psicológicas y de esto se deba evidencia en el informe de Selección.
Para algunos cargos,
se han desarrollado modelos de Assesment Center para medir indicadores
conductuales como lo son cargos Comerciales de Mercadeo y Administrativos en
algunas sucursales, sin embargo se utilizará el procedimiento de selección que
más se ajuste a las necesidades de nuestro cliente.
Como resultado de
este proceso, se enviará un Informe de Selección por Competencias, en el cual
se estructurará el concepto del
Psicólogo en cuanto a las pruebas y entrevista, este podrá ser solicitado al
Coordinador de Servicio de Selección asignado.
1.7.
Seguimiento Personalizado
Activos S.A. encomienda el proceso de seguimiento de
sus requisiciones ante el cliente, al Coordinador de Servicio de Selección,
quién canaliza la comunicación entre las partes y asegura el buen servicio y
cumplimiento. Ver Matiz de Comunicaciones.
1.8.
Actuación de Buena Fe
Las partes acuerdan que los candidatos presentados por
Activos S.A. y que la
Empresa Usuaria escoja, serán contratados directamente por
Activos S.A. y puestos en misión a disposición de la Empresa Usuaria.
1.9.
Procesos Adicionales
Cabe aclarar que los procesos
adicionales que se relacionan a continuación no se encuentran incluidos dentro
del proceso de selección genérico, razón por la cual generan un costo adicional
y solamente serán llevados a cabo siempre y cuando se efectué el acuerdo
pertinente con el cliente.
Visita Domiciliaria
Verificación de
Referencias Laborales y/o personales
Verificación Educativa
Estudio de Seguridad
1.10. Alcance
de Responsabilidad
Los candidatos enviados por Activos S.A. para cubrir
la vacante requerida por el cliente pasan por un proceso de selección que
permite acercarse a los rasgos del individuo y gracias a la entrevista y al
análisis de las pruebas psicológicas nos permiten emitir un concepto
psicológico frente al candidato. La aceptación final del candidato es dada por
el cliente que luego de sus pruebas técnicas determina si la persona es idónea
para la labor requerida; Activos S.A. no puede prever las variaciones de
conducta que cada individuo pueda tener en un ambiente determinado, y las
condiciones laborales, salariales y psicosociales que se mueven alrededor de su
nuevo cargo, es por ello que si el candidato se retira en un periodo
determinado Activos S.A. no puede asumir la responsabilidad del retiro como una
falla en el proceso de selección.
2.
CONTRATOS
2.1 Acuerdos
Al inicio de la relación o cuando se requiera, las partes
establecen de común acuerdo la estructura de la operación de la empresa
usuaria, definiendo así la forma de agrupar las sucursales, centros de costo,
cargos y salarios y demás información pertinente de la empresa usuaria.
Si la
Empresa Usuaria lo desea, puede restringir los valores a
utilizar en la captura de los contratos, por ejemplo: Cargos admitidos,
sueldos, centros de costo y demás información, de tal manera que Activos S.A.
garantice la calidad de la información, de acuerdo con las políticas de la Empresa Usuaria.
Para
2.2 Orden de Contratación
Después de ser evaluado y aceptado el candidato o en el momento de
decidir contratar a un trabajador en misión, a través de Activos S.A.; la
empresa usuaria, debe ingresar por el portal la autorización de ingreso o
enviar una autorización por escrito vía mail o fax. Para esto puede ser utilizado el formato Autorización
de Contratación (FR08) o enviar un comunicado en un formato del cliente
o un correo electrónico, el cual debe incluir como mínimo cédula de ciudadanía,
nombre, apellidos, sucursal, centro de costo, cargo, salario y fecha de
ingreso.
Activos S.A. pone a disposición de sus clientes el servicio de la
oficina virtual para ingresar esta información por Internet, logrando una mayor
agilidad en el proceso de contratación.
Anexo: adjunto a este
instructivo enviamos la Autorización de Contratación
(FR08) y Autorización de Contratación
Grupal (FR21)
2.3 Arqueo de Personal Contratos
El cliente se obliga a verificar e informar a Activos S.A. la
prestación efectiva de los servicios por parte de los trabajadores en misión,
de forma tal, que los pagos efectuados a los trabajadores que no laboran
efectivamente y que se generen por esta falta de
información serán asumidos por el cliente. De esta forma, el cliente se obliga a reportar por escrito (comunicación formal, correo electrónico, oficina virtual) dentro de la semana hábil siguiente y antes de los días de pago a la fecha de inicio del vínculo laboral del trabajador en misión, si éste no está prestando efectivamente sus servicios, evento en el cual se finalizará el contrato laboral con el trabajador, sin que genere costo alguno para el cliente. Del mismo modo, si el cliente, ante la inasistencia del trabajador en el desempeño de la labor contratada superior a tres días hábiles, no reporta el retiro o no evidencia el incumplimiento del trabajador en misión de manera inmediata, se obliga a pagar los costos laborales que genere el trabajador.
información serán asumidos por el cliente. De esta forma, el cliente se obliga a reportar por escrito (comunicación formal, correo electrónico, oficina virtual) dentro de la semana hábil siguiente y antes de los días de pago a la fecha de inicio del vínculo laboral del trabajador en misión, si éste no está prestando efectivamente sus servicios, evento en el cual se finalizará el contrato laboral con el trabajador, sin que genere costo alguno para el cliente. Del mismo modo, si el cliente, ante la inasistencia del trabajador en el desempeño de la labor contratada superior a tres días hábiles, no reporta el retiro o no evidencia el incumplimiento del trabajador en misión de manera inmediata, se obliga a pagar los costos laborales que genere el trabajador.
2.4 Contacto
La persona encargada del proceso de contratación a nivel nacional
es laXXXXX , correo electrónico: cpinilla69@gmail.com
3.
REGIMEN
DISCIPLINARIO
3.1.
Diligencia
de Descargos
Es la oportunidad que se le da al trabajador inculpado de ser escuchado
para que presente sus justificaciones sobre las faltas que se le imputan. A
través de la diligencia de descargos se le garantiza al trabajador el ejercicio
de su derecho a la defensa.
En virtud de lo dispuesto en el artículo 115 del C.S.T. antes de que el
empleador aplique al trabajador una sanción disciplinaria, es necesario que le
permita explicar lo sucedido, de no hacerlo la sanción no producirá efecto
alguno.
Si la falta cometida es grave la empresa usuaria enviará por correo
electrónico el número de la cédula y el nombre completo del trabajador, así
como una descripción de los hechos. Si existen documentos o cualquier otro tipo
de prueba que sirva para establecer lo ocurrido, se deben anexar a la
comunicación. Con esta información se citará al trabajador dentro de los tres
días hábiles siguientes para que explique lo ocurrido y se tome la decisión más
acertada. En relación con la citación, la empresa usuaria puede comunicarle directamente
al trabajador la citación de forma verbal, sin que sea necesario enviar
comunicado formal por parte de la empresa temporal.
Si la falta
cometida no reviste de gravedad, la empresa usuaria puede tomar una explicación
de los hechos al trabajador. Para estos efectos, se debe diligenciar el formato
Acta de Solicitud de Explicaciones y Descargos (FR22) que deberá ser
enviado por mail o por fax a (agaitan@activos.com.co) y para las sucursales con copia al correo
de la correspondiente sucursal, para que desde
allí se proceda a realizar el llamado de atención. La empresa usuaria en ningún caso debe
utilizar formatos propios.
Anexo: adjunto a este instructivo enviamos el Acta de Solicitud de Explicaciones y Descargos (FR22)
Es la observación verbal o escrita que se le hace a un trabajador por el
incumplimiento de sus deberes generales, obligaciones y prohibiciones
especiales que están contempladas en la Ley, el RIT, el contrato de trabajo,
así como en otrosí, circulares o memorandos.
A través del llamado de atención se invita al trabajador a que analice
su proceder, reconsidere la manera como realiza su actividad y cumple sus
obligaciones, pena de que se apliquen sanciones más drásticas o incluso se
termine su contrato de trabajo con justa causa.
El llamado de atención se utiliza cuando la falta cometida por el trabajador
es leve, pero amerita que se genere un antecedente para que el trabajador no
recaiga en esa conducta o en una similar.
Para llevar a cabo el llamado de atención, solicitamos que la empresa
usuaria nos envié por fax o mail el número de la cédula y el nombre completo
del trabajador, así como la falta cometida por éste.
La persona encargada para desarrollar este procedimiento es agaitan@activos.com.co en Bogotá y para las sucursales con copia al correo de la sucursal.
En este evento
la falta cometida por el trabajador ya es reiterativa o reviste de cierta
importancia, razón por la cual la medida disciplinaria que se adopta es la
prohibición de que el trabajador preste sus servicios por un tiempo
determinado, lapso durante el cual no se le pagarán sus salarios.
Para surtir este
tramite previamente se debe haber agotado la diligencia de descargos, esto
significa que antes de tomar la decisión de suspender al trabajador se le debe
dar la oportunidad de justificar su falta, de no hacerlo la suspensión será
ineficaz y el trabajador podrá solicitar que se le cancele el salario de los
días que estuvo suspendido y se le re liquiden las acreencias laborales que se
hayan afectado por la suspensión.
La suspensión
por la primera vez no podrá ser superior a ocho días, y en caso de reincidencia
la suspensión no podrá exceder de dos meses. La gravedad de la falta y la
reincidencia determinarán el tiempo de la suspensión.
La persona encargada para llevar a cabo la suspensión disciplinaria es
4.
INCAPACIDADES
El proceso de Incapacidades se encarga de gestionar el pago de la
incapacidad teniendo en cuenta los Requisitos para el Trámite del
Reconocimiento de Prestaciones Económicas de Incapacidades, para esto contamos
con los siguientes medios de recepción de los soportes de las incapacidades:
·
Que el trabajador se acerque directamente a una de
las Oficinas de Activos S.A. a nivel nacional,
·
Entregarle los
soportes al Asesor de SAT (cuando existe el acuerdo),
·
Que el trabajador los
entregue en las instalaciones del cliente y estas sean remitidas al área de
incapacidades de cada ciudad.
Los Requisitos
mínimos necesarios para darle trámite a las incapacidades de Enfermedad
General, Licencias de Maternidad, Paternidad, Accidentes de Trabajo y
Enfermedad Profesional son los siguientes.
1. Se debe Radicar el documento original de Incapacidad entregado por el
médico tratante o expedido directamente por la EPS, El cual debe tener; Nombre
y número de cedula debidamente legibles, Cantidad de días otorgados en números
y letras, Fecha inicial, Diagnostico, Contingencia, Firma y el Sello del
Medico. (No se aceptan Tachones Ni enmendaduras)
2. Toda incapacidad mayor o igual a tres días ó que sea prorroga debe traer
la copia de la historia clínica acorde a la fecha de atención en la que se
genero la Incapacidad.
3. Para las Incapacidades por Licencia de Maternidad es necesario el
Registro Civil del Recién Nacido e
Historia Clínica donde se evidencien las semanas de Gestación al momento del
parto.
4. Para las Incapacidades por Licencia de Paternidad es necesario que se
realice la solicitud con menos de 30 días calendario después de la fecha del
parto y adjuntar el Registro Civil del
Recién Nacido e Historia Clínica donde
se evidencien las semanas de Gestación al momento del parto.
5. Incapacidades por Accidente de Trabajo, cuando se presente la primera
incapacidad ocasionada por el accidente, se debe adjuntar copia del Reporte de
Accidente de Trabajo y si la incapacidad es igual ó superior a 15 días se debe
adjuntar historia clínica acorde a la fecha de atención en la que se genero la
Incapacidad.
6. Las Incapacidades por Accidente de Trabajo originadas por Accidente de
Transito deben traer anexo Fotocopia del SOAT de los vehículos involucrados,
Fotocopia del croquis, informe tránsito o denuncio en fiscalía del accidente de
tránsito, rutero o informe de la empresa de la labor que debía realizar el
trabajador y en la cual se vio accidentado, Especificación del lugar de salida
y el lugar de presunta llegada del trabajador, especificación del lugar exacto
del evento, Copia de historia clínica de urgencias.
7. Cuando la incapacidad es expedida por Enfermedad Profesional se debe
adjuntar la copia del comunicado expedido por Medicina Laboral de la EPS,
informando la calificación y copia de la historia clínica cuando los días
expedidos sean iguales o superiores a 15 días.
CASOS ESPECIALES:
1. Los trabajadores que superan los 180 días de estar Incapacitados
entregaran la Fotocopia de la Incapacidad ya que la original será entregada al
Fondo de Pensiones quien reconocerá las prestaciones económicas a que dan
lugar.
2. Incapacidades por licencia de Maternidad de las EPS Famisanar y
Compensar es Obligatorio que se demuestre afiliación del recién nacido a alguna
de las EPS, puede ser por medio de copia de la afiliación, copia del carnet ó
certificado de afiliación expedido por la EPS.
3. Incapacidades expedidas por médicos particulares es obligatorio adjuntar
la historia clínica.
4. Cuando se vincula la trabajadora en estado de Embarazo con el visto bueno de la empresa usuaria,
debe adjuntar copia de los pagos realizados a la EPS por la empresa anterior.
5. Incapacidades que se originan de eventos deportivos, recreativos ó culturales programados por la Empresa, para
estos casos se debe adjuntar Testimonio firmado por el trabajador y el jefe
inmediato reportando los hechos ocurridos, Planilla del evento previamente
informada a ARL Colpatria. Observación: Para este tipo de eventos es necesario
que la empresa informe previamente del mismo a través de los correos
a.com ó indicando fecha del
evento, lugar, datos completos de participantes y duración.
5.
NOVEDADES
DE NÓMINAS
5.1.
Acuerdos
Las
partes acuerdan mediante el diligenciamiento del formato FC11 V3
PARAMETROS DE OPERACION y el Calendario
de Novedades de Nominas, información sobre la forma de pago, reporte de
novedades de nomina y Liquidaciones. El
calendario incluye las fechas de entrega de novedades, revisión de pre-nomina,
autorización de nomina, facturación y pago a trabajadores y este debe ser
aprobado por la empresa usuaria.
5.2.
Responsabilidades de
Activos S.A.:
Activos S.A. se compromete a registrar y procesar las novedades
reportadas por la empresa usuaria en forma precisa y oportuna, con el fin de
generar el proceso de nomina.
Los encargados del proceso de nómina se ubican en el correo
electrónico nominas@activos.com.co.
Ver Coordinador de Nómina asignado en la Matriz de Comunicaciones.
5.3.
Responsabilidades del
Cliente
Es responsabilidad de la empresa usuaria, reportar todas las
novedades, tales como retiros, horas extras, bonificaciones, descuentos,
incapacidades, permisos, sanciones, entre otras, en forma precisa y oportuna,
en las condiciones acordadas, para que Activos S.A. procese las nóminas
correspondientes.
Igualmente, la empresa usuaria es responsable de hacer:
a) el seguimiento constante a todos los trabajadores en misión a
su cargo,
b) verificar e informar a Activos S.A. sobre la prestación
efectiva del servicio, y
c) reportar a Activos S.A., en forma precisa y oportuna, las
ausencias o retiros del personal en misión.
d) Soportar con los documentos correspondientes los permisos,
incapacidades, descuentos y demás
novedades que requieran de una constancia para llevar a cabo su procesamiento a
través de la nómina.
Una vez Activos S.A. procesa la pre-nomina y se la envíe a los
responsables de la empresa usuaria, es responsabilidad de la empresa usuaria,
autorizar dicha Pre nómina. La Empresa Usuaria será responsable por los costos
derivados de las omisiones al respecto.
6.
RETIROS
8.1 Reporte
Novedad de Retiro
El retiro de
personal en misión es registrado a través de las siguientes novedades: a)
Reporte de retiro por la empresa usuaria. b) Notificación escrita de retiro
efectuada al trabajador misión c) por vencimiento del contrato de trabajo y d)
Renuncia escrita del trabajador en misión dirigida a ACTIVOS S.A.
En
todos los casos, la empresa usuaria, debe confirmar a Activos S.A. el retiro y
reportar por escrito las novedades de descuento y el paz y salvo del trabajador
en misión. Para esto, la empresa usuaria, debe enviar vía mail o fax, una
autorización escrita detallando la fecha de finalización y si se encuentra a
paz y salvo el trabajador en misión; esto puede realizarse en los formatos de Autorización
de Desvinculación de Personal Individual (FN01), Autorización de
Desvinculación de Personal Grupal (FN03) ó en formato estándar de la
empresa usuaria.
8.2 Paz
y Salvo
Para efectos de
precaver cualquier contingencia que pueda derivarse del no pago oportuno de la
liquidación final de acreencias laborales de nuestros trabajadores en misión
(Art. 65 CST), es importante resaltar que una vez notificado el funcionario de
la finalización de su contrato de trabajo, la empresa usuaria sólo contará con
10 días calendario para el envío del PAZ Y SALVO a nuestro departamento de
nóminas. Vencido el anterior término se
procederá sin excepción alguna con la entrega y pago de la mencionada liquidación
final de acreencias laborales a su beneficiario, sin que ACTIVOS se
responsabilice por las pérdidas, faltantes y demás perjuicios ocasionados por
el trabajador en misión que no fueron detectados oportunamente por el cliente.
Si el paz y
salvo ya se ha enviado en la
Autorización de Desvinculación de
Personal, no es necesario enviarlo nuevamente.
8.3 Contacto
La
persona encargada este proceso se ubica en el correo electrónico nominas@activos.com.co Ver
Coordinador de Nómina asignado en la Matriz de Comunicaciones.
8.4 Arqueo de personal Nominas
Según acuerdo con la empresa se envía periódicamente archivo, que contiene
el personal vigente a la fecha, por lo tanto la empresa debe hacer la revisión
de dicho informe confrontándolo con el personal que labora en la actualidad.
Por lo anterior si se presenta un retiro la empresa usuaria, debe reportar
el retiro conforme a lo detallado en el ítem 8.1 del presente documento. La persona encargada este proceso se ubica
en el correo electrónico nominas@activos.com.co Ver Coordinador de Nómina asignado en la
Matriz de Comunicaciones.
7.
SERVICIO
AL CLIENTE
7.1.
Solicitudes Quejas y
Reclamos No Atendidos
En caso en que la empresa usuaria considere
que Activos S.A. no le ha atendido sus pedidos, quejas o reclamos, y sienta que
el servicio que recibe no es el adecuado, cuenta con los siguientes medios para
informarnos su inconformidad:
·
Línea
de SAC 5940530
·
Coordinador
de SAC asignado según Matriz de Comunicaciones
·
Jefe
de SAC, ver Matriz de Comunicaciones
8.
OFICINA
VIRTUAL
Activos S.A. pone a disposición de todos sus clientes, la forma más
rápida y directa de comunicarse con nosotros, para realizar procesos de
Contratación y Nóminas de su personal.
Lo invitamos a contactarse con nuestro Coordinador de la Oficina Virtual ,
al correo hbernal@activos.com.co para solicitar una demostración y empezar a gozar de los beneficios de
este nuevo de canal de comunicación con Activos.
9.
FORMATOS
EST
Adjunto a este instructivo encontrará
los siguientes formatos:
Requisición Clientes Activos
Autorización de Contratación
Individual
Autorización de Contratación Grupal
Desvinculación Trabajador Individual
Desvinculación Trabajador Grupal
Directorio Actualizado de Sucursales
10. MATRIZ DE COMUNICACIONES (Personalizado)
Call Center
|
Teléfono
|
5940530
|
Ejecutivo
de cuenta
|
Nombre
|
|
Celular
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E-mail
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Coordinador
Servicio al Cliente
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Nombre
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Celular
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Coordinador
de Selección
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Nombre
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Celular
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E-mail
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Coordinador
de Nóminas
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Nombre
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Celular
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E-mail
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Contratos
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Nombre
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Alfredo Acosta
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Celular
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Jefe de SAC
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Nombre
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Loreana Jacob
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Celular
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E-mail
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Comentarios